Versionen und Neuerungen

Metadaten mit Aspekten: eigene Felder, Kategorien, Typen und Besitz

Die Eigenschaften eines Dokuments oder Ordners bearbeiten Sie jetzt mit den Feldern, die Ihr Alfresco dafür vorsieht, auch mit den selbst definierten Ihres Unternehmens. Direkt im Aufgabenbereich, in Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

• Eigenschaften bearbeiten: Je Aspekt und Dokumenttyp zeigt die Maske einen eigenen Abschnitt, etwa „Vertrag“ mit Vertragsnummer, Laufzeit und Ansprechpartnern, in der Reihenfolge aus Ihrem Modell. Auswahllisten, Datum, Ja/Nein, mehrere Werte und Verweise auf Dokumente haben passende Eingaben; Pflichtfelder, Formate und Wertebereiche prüft Alfrodin vor dem Speichern.
• Aspekte verwalten: Ein Aspekt ist eine Gruppe zusätzlicher Felder, etwa „Effektivität“ mit „Wirksam ab“ und „Wirksam bis“. Sie fügen Aspekte hinzu und entfernen sie; vor dem Entfernen nennt Alfrodin die Werte, die dabei gelöscht werden.
• Kategorien zuordnen: Mit dem Aspekt „Klassifizierbar“ ordnen Sie Dokumente Kategorien aus dem Kategoriebaum Ihres Alfresco zu, zum Beispiel einer Region oder Sprache.
• Typ ändern und Besitz übernehmen: Ein Dokument oder Ordner erhält auf Wunsch einen spezielleren Typ aus Ihrem Modell, etwa „Rechnung“, samt dessen Feldern. Mit „Besitz übernehmen“ werden Sie Besitzer eines Dokuments; die Detailansicht nennt Besitzer und Typ.

Auch in Alfrodin Web: Eigenschaftsmaske, Aspekte, Kategorien, „Typ ändern“ und „Besitz übernehmen“ stehen ebenso in Alfrodin Web bereit.

Inhalte anlegen und bearbeiten: Dokumente, Vorlagen und ZIP-Archive

Neue Text-, HTML-, XML- und JSON-Dokumente legen Sie direkt im Aufgabenbereich an, in Outlook, Word, Excel und PowerPoint, und bearbeiten ihren Inhalt im Vollbild.

• Neu im Ordner: Über das Menü „Neu“ legen Sie Ordner, Text-, HTML-, XML- und JSON-Dokumente an, dazu Dokumente und Ordner aus Vorlagen. Ein Dokument aus einer Word-, Excel- oder PowerPoint-Vorlage öffnet Alfrodin auf Wunsch gleich in Microsoft Office.
• Inhalt bearbeiten: Text, HTML, XML und JSON bearbeiten Sie im Vollbild-Editor. Bei XML und JSON stehen fehlerhafte Stellen rot im Text, „Formatieren“ rückt den Inhalt sauber ein, und der Zoom vergrößert die Ansicht. Jedes Speichern legt eine neue Version an.
• ZIP-Archive entpacken: „Entpacken nach...“ legt den Inhalt eines ZIP-Archivs samt Ordnerstruktur in einem Ordner Ihrer Wahl ab, Umlaute in Dateinamen bleiben erhalten. In Outlook entpacken Sie einen ZIP-Anhang direkt in den geöffneten Ordner.

Auch in Alfrodin Web: Das Menü „Neu“, der Editor mit Zoom und „Formatieren“ sowie „Entpacken nach...“ stehen ebenso in Alfrodin Web bereit.

Sites entdecken: weitere Sites finden und beitreten

„Sites entdecken“ zeigt weitere Sites mit Suche, direkt im Aufgabenbereich, in Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

• Beitreten oder anfragen: Je nach Site treten Sie mit einem Klick bei oder fragen den Beitritt mit einer Nachricht an. Eine offene Anfrage ziehen Sie bei Bedarf zurück.
• Für Site-Manager: Offene Anfragen und Einladungen stehen in der Site-Verwaltung, die Zahl offener Anfragen zeigt das Zahnrad. Sie nehmen eine Anfrage mit der passenden Rolle an oder lehnen sie ab.
• Anfragen in Aufgaben: Eine Beitrittsanfrage nennt Person und Site. Beim Genehmigen wählen Sie die Rolle, erledigte Anfragen zeigen die Entscheidung.

Auch in Alfrodin Web: „Sites entdecken“ steht als eigene Registerkarte in der Site-Liste bereit, ebenso die offenen Anfragen und Einladungen in der Site-Verwaltung.

Ordnerregeln: Dokumente automatisch weiterverarbeiten

Ordnerregeln führen Aktionen automatisch aus, sobald Dokumente in einen Ordner kommen, sich dort ändern oder ihn verlassen. Sie richten die Regeln mit „Regeln verwalten“ direkt im Aufgabenbereich ein, in Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

• Aktionen: kopieren und verschieben, ein- und auschecken, einer Kategorie zuordnen, in ein anderes Format wie PDF umwandeln, eine E-Mail senden, Eigenschaften setzen oder ein Skript ausführen.
• Bedingungen: Eine Regel gilt für alle Elemente oder nur für passende, etwa nach Name, Größe, MIME-Typ, Tag, Kategorie oder Typ.
• Für ganze Ordnerbäume: Unterordner erben Regeln, ein Ordner nutzt die Regeln eines anderen mit, und „Regeln ausführen“ wendet sie auf vorhandene Dokumente an.

Weitere Neuerungen bei Aufgaben

• Fortschritt festhalten: In einer Aufgabe wählen Sie den Fortschritt, etwa „In Bearbeitung“, schreiben einen Kommentar und sichern beides mit „Speichern und schließen“, ohne die Aufgabe zu erledigen.
• Eigene Aufgaben weitergeben: Wo der Workflow es vorsieht, weisen Sie eine Ihnen zugewiesene Aufgabe mit „Neu zuweisen“ einer anderen Person zu.
• Workflow für mehrere Dateien: Wenn Sie mehrere Dateien markieren, startet „Workflow starten“ einen Workflow mit allen markierten Dateien.

Auch in Alfrodin Web: Ordnerregeln und die Neuerungen bei Aufgaben stehen ebenso in Alfrodin Web bereit.

Alfrodin Web ist verfügbar: Alfresco im Browser

Alfrodin Web ist der Alfresco-Arbeitsplatz im Browser, ohne Installation, auf Desktop, Tablet und Smartphone. Es bringt ein neues Bedienkonzept für Alfresco-Sites.

• Sites als Registerkarten: Mehrere Sites sind gleichzeitig geöffnet, und jede bleibt genau dort, wo Sie sie verlassen haben.
• Geteilte Ansicht: Zwei oder mehr Sites stehen nebeneinander; Dokumente wandern per Drag & Drop von einer zur anderen, verschoben oder kopiert.
• In Office bearbeiten: Ein Klick öffnet eine Datei aus Alfresco in Microsoft Office (Word, Excel oder PowerPoint); beim Speichern gehen die Änderungen sofort nach Alfresco zurück.
• Zentrales Suchfeld: ein Feld für Dokumente, Orte und Sites, einzuschränken nach Site, Ordner, Dateityp, Änderungsdatum, Größe und Tags.
• Alles aus Alfresco: alle Site-Module, Aufgaben und Workflows mit Freigabe-Protokoll sowie die Verwaltung von Benutzern, Gruppen und Sites.
• Sichere Anmeldung: mit Passwort, OpenID Connect oder Kerberos; Alfrodin Web verbindet sich nur mit dem Alfresco-Server, der für Ihre Lizenz hinterlegt ist.

Dateien direkt in Microsoft Office bearbeiten

Mit „In Office bearbeiten“ öffnen Sie eine Datei aus Alfresco direkt aus Outlook, Word, Excel oder PowerPoint heraus in Word, Excel oder PowerPoint, auf Windows und Mac. Beim Speichern schreibt Office die Änderungen sofort nach Alfresco zurück, und während der Bearbeitung ist die Datei für andere gesperrt. Office meldet sich dabei mit Ihrem Unternehmenskonto an; die Einrichtung am Alfresco-Server beschreibt das Handbuch in Kapitel 3.

Weitere Neuerungen

• Anmeldung über Microsoft Entra ID: mit Ihrem Microsoft-365-Geschäftskonto, auch mit Mehrfaktor-Anmeldung. Das Handbuch beschreibt die Einrichtung.
• Tags als Suchfilter: Beim Tippen schlägt die Suche passende Tags mit ihrer Anzahl vor; gewählte Tags stehen als Chips in der Filterleiste.
• Personensuche nach Namen: In „Berechtigungen verwalten“ findet die Suche Personen über Vor- oder Nachnamen, auch über einen Teil davon.

Drei neue Sprachen für Alfrodin

Neu sind Italienisch, Niederländisch und Tschechisch. Alfrodin steht damit in sieben Sprachen bereit, im Aufgabenbereich, auf der Website und in beiden Handbüchern.

Verbesserungen im Alltag

• Ablegen mit Rückfrage: Trägt eine Datei im Zielordner denselben Namen, fragt Alfrodin nach: als neue Version, unter neuem Namen oder überspringen. Eine Antwort gilt auf Wunsch für alle weiteren.
• Suche eingrenzen: überall, in der offenen Site oder im offenen Ordner samt Unterordnern.
• Tags für mehrere Dateien: der ganzen Auswahl auf einmal vergeben und wieder entnehmen. Der Dialog zeigt, welche Tags darin schon vorkommen und wie oft.
• Ordner aktualisieren: ein Klick holt den Inhalt frisch vom Server.

Das eigene Konto direkt in Alfrodin verwalten

Passwort, E-Mail-Benachrichtigungen und Aktivitäten je Site an einer Stelle in den Einstellungen.

• Passwort ändern: das Alfresco-Passwort direkt im Aufgabenbereich vergeben
• E-Mail-Benachrichtigungen: die E-Mails von Alfresco ein- und ausschalten
• Aktivitäten je Site: je Site festlegen, was im Verlauf unter "Zuletzt" erscheint
• Alles in Ihrem Alfresco: gespeichert auf Ihrem Server, mit Ihren Berechtigungen

Benutzer und Gruppen ab sofort direkt in Alfrodin verwalten

Konten, Gruppen und Rollen in Sites an einer Stelle: Stammdaten und Zugang pflegen, Kontingente vergeben, Gruppen anlegen und Mitglieder zuordnen.

• Benutzerkonten: Stammdaten, Zugang, Passwort, Administratorrecht und Kontingent
• Gruppen: anlegen, umbenennen und mit Mitgliedern und Untergruppen pflegen
• Rollen in Sites: einem Konto oder einer ganzen Gruppe eine Site mit Rolle zuweisen
• Zuordnung von beiden Seiten: über den Benutzer oder über die Gruppe
• Vier PDF-Berichte: Benutzer, Gruppen, Zuordnungen und gesperrte Konten
• Alles in Ihrem Alfresco: gespeichert auf Ihrem Server, mit Ihren Berechtigungen

Vier weitere Alfresco-Module integriert, Site-Verwaltung ab sofort über Alfrodin

Vier weitere Alfresco-Module

• Datenlisten: Aufgaben, Mängel, Kontakte, Termine und Orte einer Site direkt im Aufgabenbereich pflegen, auch mit eigenen Listentypen. Dazu Vollbild-Tabelle, Kartenansicht, Filter je Feld, CSV-Export und PDF-Bericht.
• Kalender: Termine einer Site als Agenda im Aufgabenbereich und im Vollbild als Monats-, Wochen- und Tagesansicht. Terminserien werden direkt in Alfrodin angelegt, und jeder Termin lässt sich mit einem Klick nach Outlook übernehmen.
• Links: Die Linksammlung einer Site pflegen, kommentieren und öffnen, im Vollbild als Liste oder als Karten. Verweise auf Alfresco-Dokumente und -Ordner öffnen direkt im Aufgabenbereich.
• Diskussionen: Themen und Antworten lesen und verfassen, im Vollbild mit dem gewohnten eingerückten Verlauf aus Alfresco Share. Der Editor unterstützt Überschriften, Listen, Bilder und Tabellen.

Sites und Module verwalten

• Site-Manager aktivieren die Module je Site mit einem Klick; die Modulzeile zeigt allen Mitgliedern genau die aktiven Module. Beim Deaktivieren wird der Inhalt im Papierkorb gesichert und lässt sich jederzeit vollständig wiederherstellen.
• Site-Verwaltung direkt in Alfrodin: Mitglieder und Rollen pflegen, Gruppen aufnehmen, Titel, Beschreibung und Sichtbarkeit anpassen und Sites bei Bedarf entfernen.
• Neue Sites können direkt über Alfrodin angelegt werden, mit Titel, Kennung, Beschreibung und Sichtbarkeit.
• Alle Module folgen den Berechtigungen Ihres Alfresco-Servers.

Praxisgerechte Implementierung

• Die neue Modulzeile führt als Symbolleiste durch alle Module einer Site, übersichtlich und in fester Reihenfolge.
• Alfrodin merkt sich Ihre letzte Position: Site, Modul, Ordner, Aufgaben und Registerkarten sind beim nächsten Öffnen sofort wieder da.
• Export und Berichte: CSV-Export der Datenlisten sowie PDF-Berichte für Datenlisten, Kalender und Links, exakt in der Ansicht, die am Bildschirm eingestellt ist.

E-Mail-Signaturen und eine überarbeitete Vorschau

E-Mail-Signaturen, zentral verwaltet und automatisch eingefügt

• Zentral gesteuert über Ihre Alfresco-Gruppen
• In Minuten erstellt aus fertigen Bausteinen, auch mehrspaltig, mit Live-Vorschau
• Inhalte aus Ihren Systemen: Alfresco-Profil, AD/LDAP-Abgleich, Gruppenwerte
• Eigene Attribute zentral definieren und überall verwenden
• Kampagnenfähig mit Start- und Enddatum
• Mehrsprachig, beliebig viele Fassungen
• Klare Rangfolge, wenn jemand mehreren Gruppen angehört
• Alles in Ihrem Alfresco, versioniert und nachvollziehbar
• Die passende Signatur fügt Alfrodin beim Verfassen automatisch ein, bei neuen Nachrichten ebenso wie bei Antworten und Weiterleitungen.

Vorschau, Vollbild und Herunterladen

• Microsoft-Office-Dokumente, E-Mails und Textdateien zeigt Alfrodin über die PDF-Darstellung aus Alfresco, auch wenn diese erst erzeugt werden muss.
• Die Vollbildansicht bleibt beim Blättern durch den Ordner geöffnet und steht auch für Textdateien zur Verfügung.
• Zoomen mit der Zoomgeste am Trackpad, zusätzlich zu den Schaltflächen.
• Herunterladen aus der Vollbildansicht, wahlweise das Original oder die PDF-Fassung.

Alfresco-Dokumente an die gerade verfasste E-Mail anhängen

• Neue Aktion im Dokument-Menü beim Verfassen einer E-Mail: die gewählte Alfresco-Datei wird direkt an die offene E-Mail angehängt.
• Erscheint nur dort, wo es sinnvoll ist - beim Schreiben einer E-Mail in Outlook, für Dateien.
• Funktioniert in jedem Verfassen-Fenster - neue E-Mail, Antwort und Weiterleitung - ergänzend zu den bestehenden Senden-Optionen.

Alfresco Wiki & Blog - lesen, schreiben, kommentieren und veröffentlichen

• Wiki und Blog direkt in Alfrodin - Vollbild-Reader und komfortable Editoren, ohne Browser.
• Wiki: Seiten lesen, schreiben und verlinken - mit internen [[Links]], eingebetteten Bildern und vollständigem Versionsverlauf.
• Blog: Beiträge lesen, schreiben, kommentieren und veröffentlichen - mit Entwürfen und filterbarem Feed (Alle, Veröffentlicht, Entwürfe, Meine).

Smart Alerts - nie wieder vergessen abzulegen

• Beim Klick auf Senden fragt Outlook, ob die E-Mail in Alfresco abgelegt werden soll - regelbasiert (externe Empfänger, Anhänge, Domain-Liste).
• Ablage direkt aus dem Dialog heraus, noch vor dem Senden.
• Neuer Abschnitt "Smart Alerts" in den Einstellungen - das Feature ist Opt-in und standardmäßig deaktiviert.
• Neue Sprache: Add-in und Website sind jetzt auch auf Französisch verfügbar - zusätzlich zu Englisch, Deutsch und Spanisch.
• Einheitliches Aktionsmenü: Jede Liste nutzt jetzt ein einzelnes Drei-Punkte-Menü statt vieler Inline-Schaltflächen - mit Verschieben, Kopieren, ZIP-Download (Ordner), neuer Version und Favoriten.
• Alfresco-Dokumente per E-Mail senden: Öffnen Sie eine neue Outlook-E-Mail mit dem Dokument als Link, als öffentlichem Freigabelink (mit Ablauf) oder als Dateianhang.

Drag & Drop

• Dateien und ganze Ordner per Drag & Drop vom Computer in Alfrodin hochladen - die Ordnerstruktur bleibt erhalten.
• E-Mails direkt aus dem Outlook-Posteingang in einen Alfresco-Ordner ziehen, um sie zu archivieren.

Alfrodin ist da

Erstes Release: Sites und Ordner durchsuchen, E-Mails und Anhänge hochladen und archivieren, Volltextsuche, Vorschau, Versionierung, Check-out/Check-in, Kommentare, Tags, Workflows und Aufgaben - in Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Verfügbar über Microsoft Marketplace und Digistore24, mit SSO- und OIDC-Anmeldung (Keycloak).