Versies en nieuwigheden

Metadata met aspecten: eigen velden, categorieën, typen en eigenaarschap

De eigenschappen van een document of map bewerkt u nu met de velden die uw Alfresco daarvoor biedt, ook met de velden die uw organisatie zelf heeft vastgelegd. Rechtstreeks in het taakvenster, in Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

• Eigenschappen bewerken: per aspect en documenttype toont het formulier een eigen sectie, bijvoorbeeld „Contract“ met contractnummer, looptijd en contactpersonen, in de volgorde van uw model. Keuzelijsten, datum, ja/nee, meerdere waarden en verwijzingen naar documenten hebben passende invoer; verplichte velden, formaten en waardebereiken controleert Alfrodin vóór het opslaan.
• Aspecten beheren: een aspect is een groep extra velden, bijvoorbeeld „Effectiviteit“ met „Geldig vanaf“ en „Geldig tot“. U voegt aspecten toe en verwijdert ze; vóór het verwijderen noemt Alfrodin de waarden die daarbij worden gewist.
• Categorieën toewijzen: met het aspect „Classificatie mogelijk“ wijst u documenten toe aan categorieën uit de categorieboom van uw Alfresco, bijvoorbeeld een regio of een taal.
• Type wijzigen en eigenaar worden: desgewenst krijgt een document of map een specifieker type uit uw model, bijvoorbeeld „Factuur“, met de bijbehorende velden. Met „Eigenaar worden“ wordt u eigenaar van een document; de detailweergave toont eigenaar en type.

Ook in Alfrodin Web: het eigenschappenformulier, aspecten, categorieën, „Type wijzigen“ en „Eigenaar worden“ staan ook in Alfrodin Web klaar.

Inhoud aanmaken en bewerken: documenten, sjablonen en ZIP-archieven

Nieuwe tekst-, HTML-, XML- en JSON-documenten maakt u rechtstreeks in het taakvenster aan, in Outlook, Word, Excel en PowerPoint, en de inhoud bewerkt u op volledig scherm.

• Nieuw in de map: via het menu „Nieuw“ maakt u mappen en tekst-, HTML-, XML- en JSON-documenten aan, en daarnaast documenten en mappen uit sjablonen. Een document uit een Word-, Excel- of PowerPoint-sjabloon opent Alfrodin desgewenst meteen in Microsoft Office.
• Inhoud bewerken: tekst, HTML, XML en JSON bewerkt u in de editor op volledig scherm. Bij XML en JSON staan foutieve plekken in het rood in de tekst, „Opmaken“ laat de inhoud netjes inspringen en de zoom vergroot de weergave. Elke keer opslaan maakt een nieuwe versie aan.
• ZIP-archieven uitpakken: „Uitpakken naar...“ plaatst de inhoud van een ZIP-archief inclusief mappenstructuur in een map naar keuze; accenten in bestandsnamen blijven behouden. In Outlook pakt u een ZIP-bijlage rechtstreeks uit in de geopende map.

Ook in Alfrodin Web: het menu „Nieuw“, de editor met zoom en „Opmaken“ en „Uitpakken naar...“ staan ook in Alfrodin Web klaar.

Sites ontdekken: meer sites vinden en lid worden

„Sites ontdekken“ toont meer sites met zoekfunctie, rechtstreeks in het taakvenster, in Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

• Lid worden of aanvragen: afhankelijk van de site wordt u met één klik lid of vraagt u het lidmaatschap aan met een bericht. Een openstaand verzoek trekt u zo nodig in.
• Voor sitemanagers: openstaande verzoeken en uitnodigingen staan in het sitebeheer, het tandwiel toont het aantal openstaande verzoeken. U accepteert een verzoek met de juiste rol of wijst het af.
• Verzoeken in taken: een lidmaatschapsverzoek noemt persoon en site. Bij het goedkeuren kiest u de rol; afgehandelde verzoeken tonen de beslissing.

Ook in Alfrodin Web: „Sites ontdekken“ staat als eigen tabblad in de sitelijst klaar, net als de openstaande verzoeken en uitnodigingen in het sitebeheer.

Mapregels: documenten automatisch verwerken

Mapregels voeren acties automatisch uit zodra documenten in een map binnenkomen, daar wijzigen of de map verlaten. U stelt de regels in met „Regels beheren“ rechtstreeks in het taakvenster, in Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

• Acties: kopiëren en verplaatsen, in- en uitchecken, aan een categorie koppelen, naar een ander formaat zoals PDF omzetten, een e-mail verzenden, eigenschappen instellen of een script uitvoeren.
• Voorwaarden: een regel geldt voor alle items of alleen voor passende, bijvoorbeeld op naam, grootte, MIME-type, tag, categorie of type.
• Voor hele mappenstructuren: submappen nemen regels over, een map kan de regels van een andere map gebruiken, en „Regels uitvoeren“ past ze toe op bestaande documenten.

Meer nieuwe functies bij taken

• Voortgang vastleggen: in een taak kiest u de voortgang, bijvoorbeeld „In uitvoering“, schrijft u een opmerking en bewaart u beide met „Opslaan en sluiten“, zonder de taak af te ronden.
• Eigen taken doorgeven: waar de workflow dat voorziet, wijst u een aan u toegewezen taak met „Opnieuw toewijzen“ toe aan een andere persoon.
• Eén workflow voor meerdere bestanden: als u meerdere bestanden selecteert, start „Workflow starten“ een workflow met alle geselecteerde bestanden.

Ook in Alfrodin Web: mapregels en de nieuwe functies bij taken zijn ook in Alfrodin Web beschikbaar.

Alfrodin Web is beschikbaar: Alfresco in de browser

Alfrodin Web is de Alfresco-werkplek in de browser, zonder installatie, op desktop, tablet en smartphone. Het brengt een nieuw bedieningsconcept voor Alfresco-sites.

• Sites als tabbladen: meerdere sites tegelijk geopend, en elke site blijft precies waar u hem verliet.
• Gesplitste weergave: twee of meer sites naast elkaar; documenten gaan door te slepen van de ene naar de andere, verplaatst of gekopieerd.
• Bewerken in Office: één klik opent een bestand uit Alfresco in Microsoft Office (Word, Excel of PowerPoint); bij het opslaan gaan de wijzigingen meteen terug naar Alfresco.
• Centraal zoekveld: één veld voor documenten, locaties en sites, te beperken op site, map, bestandstype, wijzigingsdatum, grootte en tags.
• Alles uit Alfresco: alle sitemodules, taken en workflows met goedkeuringsrapport, en het beheer van gebruikers, groepen en sites.
• Veilig aanmelden: met wachtwoord, OpenID Connect of Kerberos; Alfrodin Web maakt alleen verbinding met de Alfresco-server die voor uw licentie is vastgelegd.

Bestanden rechtstreeks in Microsoft Office bewerken

Met „Bewerken in Office“ opent u een bestand uit Alfresco rechtstreeks vanuit Outlook, Word, Excel of PowerPoint in Word, Excel of PowerPoint, op Windows en Mac. Bij het opslaan schrijft Office de wijzigingen meteen terug naar Alfresco, en tijdens het bewerken is het bestand voor anderen vergrendeld. Office meldt zich daarbij aan met uw bedrijfsaccount; hoofdstuk 3 van de handleiding beschrijft de inrichting van de Alfresco-server.

Overige nieuwe functies

• Aanmelden met Microsoft Entra ID: met uw Microsoft 365-werkaccount, ook met meervoudige verificatie. De handleiding beschrijft de inrichting.
• Tags als zoekfilter: tijdens het typen stelt de zoekfunctie passende tags met hun aantal voor; gekozen tags staan als chips in de filterbalk.
• Personen zoeken op naam: in „Rechten beheren“ vindt de zoekfunctie personen op voor- of achternaam, ook op een deel ervan.

Drie nieuwe talen voor Alfrodin

Italiaans, Nederlands en Tsjechisch zijn nieuw. Alfrodin is daarmee in zeven talen beschikbaar, in het taakvenster, op de website en in beide handboeken.

Verbeteringen in de praktijk

• Opslaan met navraag: draagt een bestand in de doelmap dezelfde naam, dan vraagt Alfrodin het na: als nieuwe versie, onder een andere naam of overslaan. Eén antwoord geldt desgewenst voor alle volgende.
• Zoekopdracht beperken: overal, in de geopende site of in de geopende map inclusief submappen.
• Tags voor meerdere bestanden: ze in één keer aan de hele selectie toekennen en er weer uit halen. Het venster laat zien welke er al in voorkomen en hoe vaak.
• Map vernieuwen: één klik haalt de inhoud vers van de server.

Het eigen account rechtstreeks in Alfrodin beheren

Wachtwoord, e-mailmeldingen en activiteiten per site op één plek in de instellingen.

• Wachtwoord wijzigen: het Alfresco-wachtwoord rechtstreeks in het taakvenster instellen
• E-mailmeldingen: de e-mails van Alfresco in- en uitschakelen
• Activiteiten per site: per site bepalen wat er in het verloop onder "Recent" verschijnt
• Alles in uw Alfresco: opgeslagen op uw server, met uw rechten

Gebruikers en groepen vanaf nu rechtstreeks in Alfrodin beheren

Accounts, groepen en rollen in sites op één plek: stamgegevens en toegang onderhouden, contingenten toekennen, groepen aanmaken en leden toewijzen.

• Gebruikersaccounts: stamgegevens, toegang, wachtwoord, beheerdersrecht en contingent
• Groepen: aanmaken, hernoemen en met leden en subgroepen onderhouden
• Rollen in sites: een account of een hele groep een site met rol toewijzen
• Toewijzing van beide kanten: via de gebruiker of via de groep
• Vier PDF-rapporten: gebruikers, groepen, toewijzingen en geblokkeerde accounts
• Alles in uw Alfresco: opgeslagen op uw server, met uw rechten

Vier extra Alfresco-modules geïntegreerd, sitebeheer vanaf nu via Alfrodin

Vier extra Alfresco-modules

• Gegevenslijsten: taken, gebreken, contacten, afspraken en locaties van een site rechtstreeks in het taakvenster onderhouden, ook met eigen lijsttypen. Daarbij een tabel op volledig scherm, kaartweergave, filter per veld, CSV-export en PDF-rapport.
• Kalender: afspraken van een site als agenda in het taakvenster en op volledig scherm als maand-, week- en dagweergave. Reeksen ontstaan rechtstreeks in Alfrodin, en elke afspraak gaat met één klik naar Outlook.
• Koppelingen: de linkverzameling van een site onderhouden, van opmerkingen voorzien en openen, op volledig scherm als lijst of als kaarten. Verwijzingen naar Alfresco-documenten en -mappen openen rechtstreeks in het taakvenster.
• Discussies: onderwerpen en antwoorden lezen en schrijven, op volledig scherm met het vertrouwde ingesprongen verloop uit Alfresco Share. De editor ondersteunt koppen, lijsten, afbeeldingen en tabellen.

Sites en modules beheren

• Sitebeheerders activeren de modules per site met één klik; de modulebalk toont alle leden precies de actieve modules. Bij het deactiveren gaat de inhoud veilig naar de prullenbak en laat zich op elk moment volledig herstellen.
• Sitebeheer rechtstreeks in Alfrodin: leden en rollen onderhouden, groepen opnemen, titel, beschrijving en zichtbaarheid aanpassen en sites zo nodig verwijderen.
• Nieuwe sites ontstaan rechtstreeks via Alfrodin, met titel, aanduiding, beschrijving en zichtbaarheid.
• Alle modules volgen de rechten van uw Alfresco-server.

Implementatie voor de praktijk

• De nieuwe modulebalk leidt als werkbalk door alle modules van een site, overzichtelijk en in een vaste volgorde.
• Alfrodin onthoudt uw laatste positie: site, module, map, taken en tabblad staan bij het volgende openen meteen weer klaar.
• Export en rapporten: CSV-export van de gegevenslijsten en PDF-rapporten voor gegevenslijsten, kalender en koppelingen, precies in de weergave die op het scherm staat.

E-mailhandtekeningen en een herzien voorbeeld

E-mailhandtekeningen, centraal beheerd en automatisch ingevoegd

• Centraal gestuurd via uw Alfresco-groepen
• In minuten gemaakt uit kant-en-klare bouwstenen, ook meerkoloms, met live voorbeeld
• Inhoud uit uw systemen: Alfresco-profiel, AD/LDAP-afstemming, groepswaarden
• Eigen attributen centraal vastleggen en overal gebruiken
• Geschikt voor campagnes met begin- en einddatum
• Meertalig, een willekeurig aantal versies
• Heldere rangorde als iemand tot meerdere groepen behoort
• Alles in uw Alfresco, geversioneerd en navolgbaar
• De passende handtekening voegt Alfrodin bij het opstellen automatisch in, bij nieuwe berichten net zo goed als bij antwoorden en doorsturen.

Voorbeeld, volledig scherm en downloaden

• Microsoft Office-documenten, e-mails en tekstbestanden toont Alfrodin via de PDF-weergave uit Alfresco, ook wanneer die eerst nog moet worden gemaakt.
• De weergave op volledig scherm blijft bij het bladeren door de map geopend en staat ook voor tekstbestanden ter beschikking.
• Zoomen met het zoomgebaar op het trackpad, naast de knoppen.
• Downloaden vanuit de weergave op volledig scherm, naar keuze het origineel of de PDF-versie.

Alfresco-documenten aan de e-mail hangen die u aan het schrijven bent

• Nieuwe actie in het documentmenu bij het schrijven van een e-mail: het gekozen Alfresco-bestand komt rechtstreeks als bijlage bij de geopende e-mail.
• Verschijnt alleen daar waar het zin heeft - bij het schrijven van een e-mail in Outlook, voor bestanden.
• Werkt in elk opstelvenster - nieuwe e-mail, antwoord en doorsturen - naast de bestaande verzendopties.

Alfresco-wiki en -blog - lezen, schrijven, van opmerkingen voorzien en publiceren

• Wiki en blog rechtstreeks in Alfrodin - lezer op volledig scherm en comfortabele editors, zonder browser.
• Wiki: pagina's lezen, schrijven en koppelen - met interne [[koppelingen]], ingesloten afbeeldingen en volledig versieverloop.
• Blog: berichten lezen, schrijven, van opmerkingen voorzien en publiceren - met concepten en een filterbare feed (Alle, Gepubliceerd, Concepten, Mijn).

Smart Alerts - nooit meer vergeten op te slaan

• Bij het klikken op Verzenden vraagt Outlook of de e-mail in Alfresco moet worden opgeslagen - op basis van regels (externe ontvangers, bijlagen, domeinlijst).
• Opslaan rechtstreeks vanuit het dialoogvenster, nog vóór het verzenden.
• Nieuw gedeelte "Smart Alerts" in de instellingen - de functie is opt-in en standaard uitgeschakeld.
• Nieuwe taal: add-in en website zijn nu ook in het Frans beschikbaar - naast Engels, Duits en Spaans.
• Eenvormig actiemenu: elke lijst gebruikt nu één menu met drie punten in plaats van veel inline knoppen - met verplaatsen, kopiëren, ZIP-download (mappen), nieuwe versie en favorieten.
• Alfresco-documenten per e-mail verzenden: open een nieuwe Outlook-e-mail met het document als koppeling, als openbare deelkoppeling (met vervaldatum) of als bestandsbijlage.

Slepen en neerzetten

• Bestanden en hele mappen slepend vanaf de computer naar Alfrodin uploaden - de mapstructuur blijft behouden.
• E-mails rechtstreeks uit het Postvak IN van Outlook naar een Alfresco-map slepen om ze te archiveren.

Alfrodin is er

Eerste release: sites en mappen doorzoeken, e-mails en bijlagen uploaden en archiveren, zoeken in volledige tekst, voorbeeld, versiebeheer, uitchecken/inchecken, opmerkingen, tags, workflows en taken - in Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Beschikbaar via Microsoft Marketplace en Digistore24, met SSO- en OIDC-aanmelding (Keycloak).