Versiones y novedades

Metadatos con aspectos: campos propios, categorías, tipos y propiedad

Ahora edita las propiedades de un documento o una carpeta con los campos que su Alfresco prevé para ello, también con los que su empresa ha definido por sí misma. Directamente en el panel de tareas, en Outlook, Word, Excel y PowerPoint.

• Editar propiedades: para cada aspecto y tipo de documento, el formulario muestra una sección propia, por ejemplo «Contrato» con número de contrato, vigencia y personas de contacto, en el orden de su modelo. Las listas de selección, fechas, sí/no, valores múltiples y referencias a documentos tienen entradas adecuadas; Alfrodin comprueba los campos obligatorios, los formatos y los rangos de valores antes de guardar.
• Gestionar aspectos: un aspecto es un grupo de campos adicionales, por ejemplo «Efectividad» con «Vigente desde» y «Vigente hasta». Usted añade y quita aspectos; antes de quitar uno, Alfrodin indica los valores que se eliminarán.
• Asignar categorías: con el aspecto «Clasificable» asigna documentos a categorías del árbol de categorías de su Alfresco, por ejemplo una región o un idioma.
• Cambiar tipo y asumir la propiedad: si lo desea, un documento o una carpeta recibe un tipo más específico de su modelo, por ejemplo «Factura», con sus campos. Con «Asumir la propiedad» pasa a ser propietario de un documento; la vista de detalles muestra el propietario y el tipo.

También en Alfrodin Web: el formulario de propiedades, los aspectos, las categorías, «Cambiar tipo» y «Asumir la propiedad» están disponibles igualmente en Alfrodin Web.

Crear y editar contenido: documentos, plantillas y archivos ZIP

Usted crea nuevos documentos de texto, HTML, XML y JSON directamente en el panel de tareas, en Outlook, Word, Excel y PowerPoint, y edita su contenido a pantalla completa.

• Nuevo en la carpeta: con el menú «Nuevo» crea carpetas y documentos de texto, HTML, XML y JSON, además de documentos y carpetas a partir de plantillas. Si lo desea, Alfrodin abre al momento en Microsoft Office un documento creado a partir de una plantilla de Word, Excel o PowerPoint.
• Editar contenido: edita texto, HTML, XML y JSON en el editor a pantalla completa. En XML y JSON, los puntos erróneos aparecen en rojo en el texto, «Formatear» sangra el contenido de forma ordenada y el zoom amplía la vista. Cada vez que guarda se crea una nueva versión.
• Descomprimir archivos ZIP: «Descomprimir en...» coloca el contenido de un archivo ZIP, con su estructura de carpetas, en la carpeta que usted elija; las tildes y diéresis de los nombres de archivo se conservan. En Outlook, descomprime un adjunto ZIP directamente en la carpeta abierta.

También en Alfrodin Web: el menú «Nuevo», el editor con zoom y «Formatear» y «Descomprimir en...» están disponibles igualmente en Alfrodin Web.

Descubrir sitios: encontrar más sitios y unirse

«Descubrir sitios» muestra más sitios con búsqueda, directamente en el panel de tareas, en Outlook, Word, Excel y PowerPoint.

• Unirse o solicitar: según el sitio, usted se une con un clic o solicita unirse con un mensaje. Si es necesario, retira una solicitud abierta.
• Para los administradores del sitio: las solicitudes e invitaciones abiertas figuran en la gestión del sitio, y el engranaje muestra el número de solicitudes abiertas. Acepta una solicitud con el rol adecuado o la rechaza.
• Solicitudes en las tareas: una solicitud de acceso indica la persona y el sitio. Al aprobar, elige el rol; las solicitudes completadas muestran la decisión.

También en Alfrodin Web: «Descubrir sitios» está disponible como pestaña propia en la lista de sitios, al igual que las solicitudes e invitaciones abiertas en la gestión del sitio.

Reglas de carpeta: procesar documentos automáticamente

Las reglas de carpeta ejecutan acciones automáticamente en cuanto los documentos llegan a una carpeta, cambian en ella o salen de ella. Usted configura las reglas con «Gestionar reglas» directamente en el panel de tareas, en Outlook, Word, Excel y PowerPoint.

• Acciones: copiar y mover, proteger y desproteger, vincular a una categoría, convertir a otro formato como PDF, enviar un correo electrónico, establecer propiedades o ejecutar un script.
• Condiciones: una regla se aplica a todos los elementos o solo a los que coinciden, por ejemplo por nombre, tamaño, tipo MIME, etiqueta, categoría o tipo.
• Para árboles de carpetas completos: las subcarpetas heredan las reglas, una carpeta puede usar las reglas de otra, y «Ejecutar reglas» las aplica a los documentos existentes.

Más novedades en las tareas

• Registrar el progreso: en una tarea elige el progreso, por ejemplo «En curso», escribe un comentario y guarda ambos con «Guardar y cerrar», sin completar la tarea.
• Pasar sus propias tareas: cuando el flujo de trabajo lo prevé, asigna a otra persona una tarea que tiene asignada con «Reasignar».
• Un flujo de trabajo para varios archivos: si selecciona varios archivos, «Iniciar flujo de trabajo» inicia un flujo de trabajo con todos los archivos seleccionados.

También en Alfrodin Web: las reglas de carpeta y las novedades en las tareas también están disponibles en Alfrodin Web.

Alfrodin Web ya está disponible: Alfresco en el navegador

Alfrodin Web es el espacio de trabajo de Alfresco en el navegador, sin instalación, en escritorio, tableta y smartphone. Aporta un nuevo concepto de manejo para los sitios de Alfresco.

• Sitios como pestañas: varios sitios abiertos al mismo tiempo, y cada uno permanece exactamente donde lo dejó.
• Vista dividida: dos o más sitios uno junto a otro; los documentos pasan de uno a otro arrastrándolos, movidos o copiados.
• Editar en Office: un clic abre un archivo de Alfresco en Microsoft Office (Word, Excel o PowerPoint); al guardar, los cambios vuelven de inmediato a Alfresco.
• Búsqueda central: un campo para documentos, ubicaciones y sitios, que se puede limitar por sitio, carpeta, tipo de archivo, fecha de modificación, tamaño y etiquetas.
• Todo lo de Alfresco: todos los módulos de sitio, tareas y flujos de trabajo con informe de aprobación, y la administración de usuarios, grupos y sitios.
• Inicio de sesión seguro: con contraseña, OpenID Connect o Kerberos; Alfrodin Web solo se conecta al servidor Alfresco registrado para su licencia.

Editar archivos directamente en Microsoft Office

Con «Editar en Office» abre un archivo de Alfresco directamente desde Outlook, Word, Excel o PowerPoint en Word, Excel o PowerPoint, en Windows y Mac. Al guardar, Office escribe los cambios de inmediato en Alfresco, y mientras lo edita, el archivo queda bloqueado para los demás. Office inicia sesión con su cuenta de empresa; el capítulo 3 del manual describe la configuración en el servidor Alfresco.

Otras novedades

• Inicio de sesión con Microsoft Entra ID: con su cuenta profesional de Microsoft 365, también con autenticación multifactor. El manual describe la configuración.
• Etiquetas como filtro de búsqueda: Al escribir, la búsqueda sugiere las etiquetas coincidentes con su número; las etiquetas elegidas aparecen como chips en la barra de filtros.
• Búsqueda de personas por nombre: En «Gestionar permisos», la búsqueda encuentra personas por nombre o apellido, también por una parte de ellos.

Tres idiomas nuevos para Alfrodin

El italiano, el neerlandés y el checo son nuevos. Alfrodin está disponible así en siete idiomas, en el panel de tareas, en el sitio web y en ambos manuales.

Mejoras en el día a día

• Archivar con consulta: Si en la carpeta de destino ya hay un archivo con el mismo nombre, Alfrodin pregunta: como nueva versión, con otro nombre u omitir. Una respuesta puede valer para todos los demás.
• Acotar la búsqueda: en todas partes, en el sitio abierto o en la carpeta abierta junto con sus subcarpetas.
• Etiquetas para varios archivos: asignarlas a toda la selección de una vez y volver a quitarlas. El diálogo muestra qué etiquetas ya aparecen en ella y con qué frecuencia.
• Actualizar la carpeta: un clic trae el contenido recién del servidor.

Gestione su propia cuenta directamente en Alfrodin

Contraseña, notificaciones por correo y actividad por sitio en un solo lugar de la configuración.

• Cambiar contraseña: establezca su contraseña de Alfresco desde el panel de tareas
• Notificaciones por correo: active y desactive los correos que envía Alfresco
• Actividad por sitio: decida por sitio qué aparece en su lista "Reciente"
• Todo en su Alfresco: guardado en su servidor, con sus permisos

Gestión de usuarios y grupos directamente en Alfrodin

Cuentas, grupos y roles en sitios en un solo lugar: mantenga los datos personales y el acceso, asigne cuotas, cree grupos e incorpore miembros.

• Cuentas de usuario: datos personales, acceso, contraseña, derecho de administrador y cuota
• Grupos: cree, renombre y mantenga sus miembros y subgrupos
• Roles en sitios: asigne un sitio con rol a una cuenta o a todo un grupo
• Asignación por ambos lados: desde el usuario o desde el grupo
• Cuatro informes PDF: usuarios, grupos, asignaciones y cuentas bloqueadas
• Todo en su Alfresco: guardado en su servidor, con sus permisos

Cuatro módulos más de Alfresco integrados, administración de sitios ahora desde Alfrodin

Cuatro módulos más de Alfresco

• Listas de datos: mantenga las tareas, incidencias, contactos, eventos y ubicaciones de un sitio directamente en el panel de tareas, también con tipos de lista propios. Además, tabla a pantalla completa, vista de tarjetas, filtros por campo, exportación CSV e informe PDF.
• Calendario: los eventos de un sitio como agenda en el panel de tareas y, a pantalla completa, en vista de mes, semana y día. Las series de eventos se crean directamente en Alfrodin, y cualquier evento se lleva a Outlook con un clic.
• Enlaces: mantenga, comente y abra la colección de enlaces de un sitio, a pantalla completa como lista o como tarjetas. Las referencias a documentos y carpetas de Alfresco se abren directamente en el panel de tareas.
• Debates: lea y redacte temas y respuestas, a pantalla completa con el hilo sangrado habitual de Alfresco Share. El editor admite títulos, listas, imágenes y tablas.

Administrar sitios y módulos

• Los gestores del sitio activan los módulos de cada sitio con un clic; la barra de módulos muestra a todos los miembros exactamente los módulos activos. Al desactivar un módulo, su contenido se conserva en la papelera y puede restaurarse por completo en cualquier momento.
• Administración de sitios directamente en Alfrodin: gestione miembros y roles, incorpore grupos, ajuste título, descripción y visibilidad y retire sitios cuando sea necesario.
• Los sitios nuevos pueden crearse directamente desde Alfrodin, con título, identificador, descripción y visibilidad.
• Todos los módulos respetan los permisos de su servidor Alfresco.

Implementación orientada a la práctica

• La nueva barra de módulos le guía como barra de herramientas por todos los módulos de un sitio, de forma clara y en un orden fijo.
• Alfrodin recuerda dónde estaba: sitio, módulo, carpeta, tareas y pestaña vuelven a estar ahí la próxima vez que lo abra.
• Exportación e informes: exportación CSV de las listas de datos e informes PDF para listas de datos, calendario y enlaces, exactamente con la vista configurada en pantalla.

Firmas de correo y una vista previa renovada

Firmas de correo, gestionadas de forma centralizada e insertadas automáticamente

• Control central mediante sus grupos de Alfresco
• Creada en minutos con bloques listos, también en varias columnas, y vista previa en vivo
• Contenido de sus sistemas: perfil de Alfresco, sincronización AD/LDAP, valores de grupo
• Atributos propios, definidos de forma central y usados en todas partes
• Apta para campañas con fecha de inicio y fin
• Multilingüe, tantas versiones como necesite
• Orden claro cuando alguien pertenece a varios grupos
• Todo en su Alfresco, versionado y trazable
• Alfrodin inserta la firma adecuada automáticamente al redactar, tanto en mensajes nuevos como en respuestas y reenvíos.

Vista previa, vista completa y descarga

• Los documentos de Microsoft Office, los correos y los archivos de texto se muestran mediante la versión PDF de Alfresco, incluso cuando todavía debe generarse.
• La vista completa permanece abierta al recorrer la carpeta y también está disponible para archivos de texto.
• Zoom con el gesto de zoom en el trackpad, además de los botones.
• Descarga directa desde la vista completa, ya sea el original o la versión PDF.

Adjuntar documentos de Alfresco al correo que está redactando

• Nueva acción en el menú del documento al redactar un correo: el archivo de Alfresco seleccionado se adjunta directamente al correo abierto.
• Aparece solo donde tiene sentido: al escribir un correo en Outlook, para archivos.
• Funciona en cualquier ventana de redacción (correo nuevo, respuesta y reenvío), junto a las opciones de envío existentes.

Wiki y blog de Alfresco - leer, escribir, comentar y publicar

• Wiki y blog directamente en Alfrodin - lectores a pantalla completa y editores completos, sin navegador.
• Wiki: lea, escriba y enlace páginas - con [[enlaces]] internos, imágenes incrustadas e historial de versiones completo.
• Blog: lea, escriba, comente y publique entradas - con borradores y un feed filtrable (Todas, Publicadas, Borradores, Mías).

Smart Alerts - nunca olvide archivar un correo

• Al hacer clic en Enviar, Outlook pregunta si el correo debe archivarse en Alfresco - basado en reglas (destinatarios externos, archivos adjuntos, lista de dominios).
• Archive el correo directamente desde el diálogo, antes de enviarlo.
• Nueva sección «Smart Alerts» en la configuración - la función es opcional y está desactivada de forma predeterminada.
• Nuevo idioma: el complemento y el sitio web ahora están disponibles en francés, además de inglés, alemán y español.
• Menú de acciones unificado: cada lista usa ahora un único menú de tres puntos en lugar de muchos botones en línea, con mover, copiar, descarga ZIP (carpetas), nueva versión y favoritos.
• Enviar documentos de Alfresco por correo: abra un nuevo correo de Outlook con el documento como enlace, como enlace público de uso compartido (con caducidad) o como archivo adjunto.

Arrastrar y soltar

• Suba archivos y carpetas completas desde su equipo arrastrándolos a Alfrodin - la estructura de carpetas se conserva.
• Arrastre correos directamente desde la bandeja de entrada de Outlook a una carpeta de Alfresco para archivarlos.

Alfrodin ya está aquí

Primera versión: explorar sitios y carpetas, subir y archivar correos y adjuntos, búsqueda de texto completo, vista previa, versionado, desprotección/protección (check-out/check-in), comentarios, etiquetas, flujos de trabajo y tareas - en Outlook, Word, Excel y PowerPoint. Disponible a través de Microsoft Marketplace y Digistore24, con inicio de sesión SSO y OIDC (Keycloak).