Versions et nouveautés

Métadonnées avec aspects : vos propres champs, catégories, types et propriété

Vous modifiez désormais les propriétés d'un document ou d'un dossier avec les champs que votre Alfresco prévoit à cet effet, y compris ceux que votre entreprise a définis elle-même. Directement dans le volet Office, dans Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

• Modifier les propriétés : pour chaque aspect et type de document, le formulaire affiche une section dédiée, par exemple « Contrat » avec le numéro de contrat, la durée et les interlocuteurs, dans l'ordre de votre modèle. Listes de choix, dates, oui/non, valeurs multiples et références à des documents disposent de saisies adaptées ; Alfrodin vérifie les champs obligatoires, les formats et les plages de valeurs avant l'enregistrement.
• Gérer les aspects : un aspect est un groupe de champs supplémentaires, par exemple « Validité » avec « Valide de » et « Valide jusqu'à ». Vous ajoutez et retirez des aspects ; avant de retirer un aspect, Alfrodin indique les valeurs qui seront supprimées.
• Attribuer des catégories : avec l'aspect « Catégorisable », vous classez des documents dans des catégories de l'arborescence des catégories de votre Alfresco, par exemple une région ou une langue.
• Changer le type et devenir propriétaire : sur demande, un document ou un dossier reçoit un type plus précis de votre modèle, par exemple « Facture », avec ses champs. Avec « Devenir propriétaire », vous devenez propriétaire d'un document ; la vue détaillée indique le propriétaire et le type.

Également dans Alfrodin Web : le formulaire des propriétés, les aspects, les catégories, « Changer le type » et « Devenir propriétaire » sont aussi disponibles dans Alfrodin Web.

Créer et modifier du contenu : documents, modèles et archives ZIP

Vous créez de nouveaux documents texte, HTML, XML et JSON directement dans le volet Office, dans Outlook, Word, Excel et PowerPoint, et modifiez leur contenu en plein écran.

• Nouveau dans le dossier : le menu « Nouveau » crée des dossiers et des documents texte, HTML, XML et JSON, ainsi que des documents et dossiers à partir de modèles. Si vous le souhaitez, Alfrodin ouvre aussitôt dans Microsoft Office un document créé à partir d'un modèle Word, Excel ou PowerPoint.
• Modifier le contenu : vous modifiez le texte, le HTML, le XML et le JSON dans l'éditeur plein écran. En XML et en JSON, les passages erronés apparaissent en rouge dans le texte, « Mettre en forme » indente proprement le contenu et le zoom agrandit l'affichage. Chaque enregistrement crée une nouvelle version.
• Décompresser des archives ZIP : « Décompresser vers... » dépose le contenu d'une archive ZIP, avec son arborescence, dans le dossier de votre choix ; les accents des noms de fichiers sont conservés. Dans Outlook, vous décompressez une pièce jointe ZIP directement dans le dossier ouvert.

Également dans Alfrodin Web : le menu « Nouveau », l'éditeur avec zoom et « Mettre en forme » ainsi que « Décompresser vers... » sont aussi disponibles dans Alfrodin Web.

Découvrir des sites : trouver d'autres sites et les rejoindre

« Découvrir des sites » affiche d'autres sites avec une recherche, directement dans le volet Office, dans Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

• Rejoindre ou demander : selon le site, vous le rejoignez en un clic ou demandez à le rejoindre avec un message. Vous pouvez retirer une demande en attente si nécessaire.
• Pour les gestionnaires du site : les demandes et invitations en attente figurent dans la gestion du site, et l'engrenage indique le nombre de demandes en attente. Vous acceptez une demande avec le rôle approprié ou la refusez.
• Demandes dans les tâches : une demande d'adhésion indique la personne et le site. Lors de l'approbation, vous choisissez le rôle ; les demandes traitées affichent la décision.

Également dans Alfrodin Web : « Découvrir des sites » est disponible dans un onglet dédié de la liste des sites, tout comme les demandes et invitations en attente dans la gestion du site.

Règles de dossier : traiter les documents automatiquement

Les règles de dossier exécutent des actions automatiquement dès que des documents arrivent dans un dossier, y sont modifiés ou le quittent. Vous configurez les règles avec « Gérer les règles » directement dans le volet Office, dans Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

• Actions : copier et déplacer, archiver et extraire, associer à une catégorie, convertir dans un autre format comme le PDF, envoyer un e-mail, définir des propriétés ou exécuter un script.
• Conditions : une règle s'applique à tous les éléments ou seulement à ceux qui correspondent, par exemple selon le nom, la taille, le type MIME, l'étiquette, la catégorie ou le type.
• Pour des arborescences entières : les sous-dossiers héritent des règles, un dossier peut utiliser les règles d'un autre dossier, et « Exécuter les règles » les applique aux documents existants.

Autres nouveautés pour les tâches

• Noter la progression : dans une tâche, vous choisissez la progression, par exemple « En cours », rédigez un commentaire et enregistrez les deux avec « Enregistrer et fermer », sans terminer la tâche.
• Transmettre vos propres tâches : lorsque le workflow le prévoit, vous confiez une tâche qui vous est attribuée à une autre personne avec « Réaffecter ».
• Un workflow pour plusieurs fichiers : lorsque vous sélectionnez plusieurs fichiers, « Démarrer un flux de travail » lance un workflow avec tous les fichiers sélectionnés.

Également dans Alfrodin Web : les règles de dossier et les nouveautés pour les tâches sont aussi disponibles dans Alfrodin Web.

Alfrodin Web est disponible : Alfresco dans le navigateur

Alfrodin Web est l'espace de travail Alfresco dans le navigateur, sans installation, sur ordinateur, tablette et smartphone. Il apporte un nouveau concept d'utilisation pour les sites Alfresco.

• Les sites en onglets : plusieurs sites ouverts en même temps, et chacun reste exactement là où vous l'avez laissé.
• Vue partagée : deux sites ou plus côte à côte ; les documents passent de l'un à l'autre par glisser-déposer, déplacés ou copiés.
• Modifier dans Office : un clic ouvre un fichier d'Alfresco dans Microsoft Office (Word, Excel ou PowerPoint) ; à l'enregistrement, les modifications reviennent immédiatement dans Alfresco.
• Recherche centrale : un champ pour les documents, les emplacements et les sites, à restreindre par site, dossier, type de fichier, date de modification, taille et étiquettes.
• Tout Alfresco : tous les modules de site, les tâches et workflows avec rapport d'approbation, ainsi que l'administration des utilisateurs, des groupes et des sites.
• Connexion sécurisée : avec mot de passe, OpenID Connect ou Kerberos ; Alfrodin Web se connecte uniquement au serveur Alfresco enregistré pour votre licence.

Modifier des fichiers directement dans Microsoft Office

Avec « Modifier dans Office », vous ouvrez un fichier d'Alfresco directement depuis Outlook, Word, Excel ou PowerPoint dans Word, Excel ou PowerPoint, sous Windows et sur Mac. À l'enregistrement, Office réécrit immédiatement les modifications dans Alfresco, et pendant la modification, le fichier est verrouillé pour les autres. Office se connecte avec votre compte professionnel ; le chapitre 3 du manuel décrit la configuration du serveur Alfresco.

Autres nouveautés

• Connexion avec Microsoft Entra ID : avec votre compte professionnel Microsoft 365, y compris avec l'authentification multifacteur. Le manuel décrit la configuration.
• Étiquettes comme filtres de recherche : pendant la saisie, la recherche propose les étiquettes correspondantes avec leur nombre ; les étiquettes choisies apparaissent sous forme de puces dans la barre de filtres.
• Recherche de personnes par nom : dans « Gérer les autorisations », la recherche trouve les personnes par leur prénom ou leur nom, même à partir d'une partie de celui-ci.

Trois nouvelles langues pour Alfrodin

L'italien, le néerlandais et le tchèque sont nouveaux. Alfrodin est ainsi disponible en sept langues, dans le volet Office, sur le site web et dans les deux manuels.

Améliorations au quotidien

• Classement avec question : lorsqu'un fichier du dossier cible porte le même nom, Alfrodin vous demande : nouvelle version, autre nom ou passer. Une seule réponse peut valoir pour tous les suivants.
• Limiter la recherche : partout, dans le site ouvert ou dans le dossier ouvert avec ses sous-dossiers.
• Étiquettes pour plusieurs fichiers : les attribuer à toute la sélection en une fois et les en retirer. La boîte de dialogue montre celles qui y figurent déjà, et à quelle fréquence.
• Actualiser le dossier : un clic récupère le contenu directement depuis le serveur.

Gérez votre propre compte directement dans Alfrodin

Mot de passe, notifications par e-mail et activité par site au même endroit dans les paramètres.

• Changer le mot de passe : définissez votre mot de passe Alfresco depuis le volet Office
• Notifications par e-mail : activez et désactivez les e-mails envoyés par Alfresco
• Activité par site : décidez par site ce qui apparaît dans votre liste « Récent »
• Tout dans votre Alfresco : enregistré sur votre serveur, avec vos droits

Gestion des utilisateurs et des groupes directement dans Alfrodin

Comptes, groupes et rôles dans les sites au même endroit : gérez les données personnelles et l'accès, attribuez des quotas, créez des groupes et ajoutez des membres.

• Comptes utilisateurs : données personnelles, accès, mot de passe, droit d'administrateur et quota
• Groupes : créez, renommez et gérez leurs membres et sous-groupes
• Rôles dans les sites : attribuez un site avec un rôle à un compte ou à un groupe entier
• Affectation des deux côtés : depuis l'utilisateur ou depuis le groupe
• Quatre rapports PDF : utilisateurs, groupes, affectations et comptes bloqués
• Tout dans votre Alfresco : enregistré sur votre serveur, avec vos droits

Quatre modules Alfresco supplémentaires intégrés, gestion des sites désormais depuis Alfrodin

Quatre modules Alfresco supplémentaires

• Listes de données : gérez les tâches, anomalies, contacts, événements et lieux d'un site directement dans le volet Office, y compris avec vos propres types de liste. Avec tableau plein écran, vue en cartes, filtres par champ, export CSV et rapport PDF.
• Calendrier : les événements d'un site en agenda dans le volet Office et, en plein écran, en vue mois, semaine et jour. Les séries d'événements se créent directement dans Alfrodin, et chaque événement se reprend dans Outlook en un clic.
• Liens : gérez, commentez et ouvrez la collection de liens d'un site, en plein écran sous forme de liste ou de cartes. Les renvois vers des documents et dossiers Alfresco s'ouvrent directement dans le volet Office.
• Discussions : lisez et rédigez sujets et réponses, en plein écran avec le fil indenté familier d'Alfresco Share. L'éditeur prend en charge titres, listes, images et tableaux.

Gérer les sites et les modules

• Les gestionnaires de site activent les modules de chaque site en un clic ; la barre des modules présente à tous les membres exactement les modules actifs. Lors d'une désactivation, le contenu est conservé dans la corbeille et peut être intégralement restauré à tout moment.
• Gestion des sites directement dans Alfrodin : gérez les membres et les rôles, ajoutez des groupes, ajustez titre, description et visibilité, et retirez des sites si nécessaire.
• Les nouveaux sites peuvent être créés directement depuis Alfrodin, avec titre, identifiant, description et visibilité.
• Tous les modules respectent les droits de votre serveur Alfresco.

Une mise en œuvre pensée pour la pratique

• La nouvelle barre des modules vous guide, telle une barre d'outils, à travers tous les modules d'un site, de façon claire et dans un ordre fixe.
• Alfrodin retient votre dernière position : site, module, dossier, tâches et onglet sont de nouveau là à la prochaine ouverture.
• Export et rapports : export CSV des listes de données et rapports PDF pour les listes de données, le calendrier et les liens, exactement dans la vue réglée à l'écran.

Signatures e-mail et un aperçu remanié

Signatures e-mail, gérées de façon centralisée et insérées automatiquement

• Pilotage central par vos groupes Alfresco
• Créée en quelques minutes à partir de blocs prêts, y compris sur plusieurs colonnes, avec aperçu en direct
• Contenu de vos systèmes : profil Alfresco, synchronisation AD/LDAP, valeurs de groupe
• Vos propres attributs, définis de façon centrale et utilisés partout
• Adaptée aux campagnes avec dates de début et de fin
• Multilingue, autant de versions que nécessaire
• Ordre clair lorsque quelqu'un appartient à plusieurs groupes
• Tout dans votre Alfresco, versionné et traçable
• Alfrodin insère automatiquement la bonne signature pendant la rédaction, pour les nouveaux messages comme pour les réponses et les transferts.

Aperçu, plein écran et téléchargement

• Les documents Microsoft Office, les e-mails et les fichiers texte sont présentés via la version PDF d'Alfresco, même lorsqu'elle doit encore être générée.
• La vue plein écran reste ouverte pendant que vous parcourez le dossier et vaut aussi pour les fichiers texte.
• Zoom avec le geste de zoom sur le pavé tactile, en plus des boutons.
• Téléchargement depuis la vue plein écran, au choix l'original ou la version PDF.

Joindre des documents Alfresco à l'e-mail en cours de rédaction

• Nouvelle action dans le menu du document lors de la rédaction d'un e-mail : le fichier Alfresco sélectionné est joint directement à l'e-mail ouvert.
• N'apparaît que là où c'est pertinent - lors de la rédaction d'un e-mail dans Outlook, pour les fichiers.
• Fonctionne dans chaque fenêtre de rédaction - nouvel e-mail, réponse et transfert - en complément des options d'envoi existantes.

Wiki et blog Alfresco - lire, rédiger, commenter et publier

• Wiki et blog directement dans Alfrodin - lecteurs plein écran et éditeurs complets, sans navigateur.
• Wiki : lisez, rédigez et liez des pages - avec [[liens]] internes, images intégrées et historique complet des versions.
• Blog : lisez, rédigez, commentez et publiez des articles - avec brouillons et un fil filtrable (Tous, Publiés, Brouillons, Les miens).

Smart Alerts - n'oubliez plus jamais d'archiver un e-mail

• Lorsque vous cliquez sur Envoyer, Outlook vous demande si l'e-mail doit être archivé dans Alfresco - selon des règles (destinataires externes, pièces jointes, liste de domaines).
• Archivez l'e-mail directement depuis la boîte de dialogue, avant son envoi.
• Nouvelle section « Smart Alerts » dans les Paramètres - la fonctionnalité est facultative et désactivée par défaut.
• Nouvelle langue : le complément et le site web sont désormais disponibles en français - en plus de l'anglais, de l'allemand et de l'espagnol.
• Menu d'actions unifié : chaque liste utilise désormais un seul menu à trois points au lieu de nombreux boutons en ligne - avec déplacer, copier, téléchargement ZIP (dossiers), nouvelle version et favoris.
• Envoyer des documents Alfresco par e-mail : ouvrez un nouvel e-mail Outlook avec le document sous forme de lien, de lien de partage public (avec expiration) ou de pièce jointe.

Glisser-déposer

• Téléversez des fichiers et des dossiers entiers depuis votre ordinateur en les glissant dans Alfrodin - la structure des dossiers est conservée.
• Glissez vos e-mails directement depuis votre boîte de réception Outlook vers un dossier Alfresco pour les archiver.

Alfrodin est arrivé

Version initiale : parcourez sites et dossiers, téléversez et archivez e-mails et pièces jointes, recherche en texte intégral, aperçus, gestion des versions, extraction/archivage, commentaires, étiquettes, workflows et tâches - dans Outlook, Word, Excel et PowerPoint. Disponible via Microsoft Marketplace et Digistore24, avec connexion SSO et OIDC (Keycloak).