Versioni e novità

Metadati con aspetti: campi propri, categorie, tipi e proprietà

Le proprietà di un documento o di una cartella si modificano ora con i campi che il suo Alfresco prevede, anche con quelli definiti dalla sua azienda. Direttamente nel riquadro attività, in Outlook, Word, Excel e PowerPoint.

• Modificare le proprietà: per ogni aspetto e tipo di documento la maschera mostra una sezione propria, per esempio «Contratto» con numero di contratto, durata e referenti, nell'ordine del suo modello. Elenchi di scelta, date, sì/no, valori multipli e riferimenti a documenti hanno inserimenti adatti; prima del salvataggio Alfrodin controlla campi obbligatori, formati e intervalli di valori.
• Gestire gli aspetti: un aspetto è un gruppo di campi aggiuntivi, per esempio «Validità» con «Valido da» e «Valido fino a». Gli aspetti si aggiungono e si rimuovono; prima della rimozione Alfrodin indica i valori che verranno eliminati.
• Assegnare categorie: con l'aspetto «Classificabile» i documenti si assegnano a categorie dell'albero delle categorie del suo Alfresco, per esempio una regione o una lingua.
• Cambiare tipo e assumere la proprietà: su richiesta un documento o una cartella riceve un tipo più specifico del suo modello, per esempio «Fattura», con i relativi campi. Con «Assumi la proprietà» si diventa proprietari di un documento; la vista dei dettagli indica proprietario e tipo.

Anche in Alfrodin Web: la maschera delle proprietà, gli aspetti, le categorie, «Cambia tipo» e «Assumi la proprietà» sono disponibili anche in Alfrodin Web.

Creare e modificare contenuti: documenti, modelli e archivi ZIP

I nuovi documenti di testo, HTML, XML e JSON si creano direttamente nel riquadro attività, in Outlook, Word, Excel e PowerPoint, e il loro contenuto si modifica a schermo intero.

• Nuovo nella cartella: con il menu «Nuovo» si creano cartelle e documenti di testo, HTML, XML e JSON, oltre a documenti e cartelle da modelli. Su richiesta, Alfrodin apre subito in Microsoft Office un documento creato da un modello Word, Excel o PowerPoint.
• Modificare il contenuto: testo, HTML, XML e JSON si modificano nell'editor a schermo intero. In XML e JSON i punti errati compaiono in rosso nel testo, «Formatta» rientra il contenuto in modo ordinato e lo zoom ingrandisce la vista. Ogni salvataggio crea una nuova versione.
• Decomprimere archivi ZIP: «Decomprimi in...» deposita il contenuto di un archivio ZIP, con la sua struttura di cartelle, in una cartella a scelta; le lettere accentate nei nomi dei file restano invariate. In Outlook un allegato ZIP si decomprime direttamente nella cartella aperta.

Anche in Alfrodin Web: il menu «Nuovo», l'editor con zoom e «Formatta» e «Decomprimi in...» sono disponibili anche in Alfrodin Web.

Scopri i siti: trovare altri siti e aderire

«Scopri i siti» mostra altri siti con la ricerca, direttamente nel riquadro attività, in Outlook, Word, Excel e PowerPoint.

• Aderire o richiedere: a seconda del sito ci si unisce con un clic o si chiede di unirsi con un messaggio. Una richiesta in sospeso si può ritirare, se necessario.
• Per i responsabili del sito: richieste e inviti in sospeso compaiono nella gestione del sito, e l'ingranaggio mostra il numero di richieste in sospeso. Una richiesta si accetta con il ruolo adatto o si rifiuta.
• Richieste nei compiti: una richiesta di adesione indica persona e sito. Approvando si sceglie il ruolo; le richieste completate mostrano la decisione.

Anche in Alfrodin Web: «Scopri i siti» è disponibile come scheda dedicata nell'elenco dei siti, così come le richieste e gli inviti in sospeso nella gestione del sito.

Regole delle cartelle: elaborare i documenti automaticamente

Le regole delle cartelle eseguono azioni automaticamente non appena i documenti arrivano in una cartella, vi vengono modificati o la lasciano. Le regole si impostano con «Gestisci le regole» direttamente nel riquadro attività, in Outlook, Word, Excel e PowerPoint.

• Azioni: copiare e spostare, eseguire check-in e check-out, collegare a una categoria, convertire in un altro formato come PDF, inviare un'e-mail, impostare proprietà o eseguire uno script.
• Condizioni: una regola vale per tutti gli elementi o solo per quelli corrispondenti, ad esempio per nome, dimensione, tipo MIME, tag, categoria o tipo.
• Per interi alberi di cartelle: le sottocartelle ereditano le regole, una cartella può usare le regole di un'altra e «Esegui le regole» le applica ai documenti esistenti.

Altre novità per le attività

• Registrare l'avanzamento: in un'attività sceglie l'avanzamento, ad esempio «In corso», scrive un commento e salva entrambi con «Salva e chiudi», senza completare l'attività.
• Passare le proprie attività: dove il flusso di lavoro lo prevede, con «Riassegna» un'attività assegnata a sé passa a un'altra persona.
• Un flusso di lavoro per più file: se seleziona più file, «Avvia flusso di lavoro» avvia un flusso di lavoro con tutti i file selezionati.

Anche in Alfrodin Web: le regole delle cartelle e le novità per le attività sono disponibili anche in Alfrodin Web.

Alfrodin Web è disponibile: Alfresco nel browser

Alfrodin Web è l'area di lavoro di Alfresco nel browser, senza installazione, su desktop, tablet e smartphone. Porta un nuovo concetto d'uso per i siti Alfresco.

• Siti come schede: più siti aperti contemporaneamente, e ognuno resta esattamente dove lo ha lasciato.
• Vista divisa: due o più siti affiancati; i documenti passano dall'uno all'altro trascinandoli, spostati o copiati.
• Modifica in Office: un clic apre un file di Alfresco in Microsoft Office (Word, Excel o PowerPoint); al salvataggio le modifiche tornano subito in Alfresco.
• Ricerca centrale: un campo per documenti, posizioni e siti, da restringere per sito, cartella, tipo di file, data di modifica, dimensione e tag.
• Tutto Alfresco: tutti i moduli del sito, attività e flussi di lavoro con report di approvazione, e l'amministrazione di utenti, gruppi e siti.
• Accesso sicuro: con password, OpenID Connect o Kerberos; Alfrodin Web si collega solo al server Alfresco registrato per la sua licenza.

Modificare i file direttamente in Microsoft Office

Con «Modifica in Office» apre un file di Alfresco direttamente da Outlook, Word, Excel o PowerPoint in Word, Excel o PowerPoint, su Windows e Mac. Al salvataggio Office riscrive subito le modifiche in Alfresco, e durante la modifica il file è bloccato per gli altri. Office accede con il suo account aziendale; il capitolo 3 del manuale descrive la configurazione del server Alfresco.

Altre novità

• Accesso con Microsoft Entra ID: con il suo account aziendale Microsoft 365, anche con l'autenticazione a più fattori. Il manuale descrive la configurazione.
• Tag come filtri di ricerca: durante la digitazione la ricerca propone i tag corrispondenti con il loro numero; i tag scelti compaiono come chip nella barra dei filtri.
• Ricerca di persone per nome: in «Gestisci le autorizzazioni» la ricerca trova le persone per nome o cognome, anche in base a una parte di essi.

Tre nuove lingue per Alfrodin

Italiano, neerlandese e ceco sono nuovi. Alfrodin è così disponibile in sette lingue, nel riquadro attività, sul sito web e in entrambi i manuali.

Miglioramenti nella pratica quotidiana

• Archiviazione con richiesta: se nella cartella di destinazione esiste già un file con lo stesso nome, Alfrodin chiede: come nuova versione, con un altro nome oppure saltare. Una sola risposta può valere per tutti i successivi.
• Restringere la ricerca: ovunque, nel sito aperto o nella cartella aperta con le sue sottocartelle.
• Tag per più file: assegnarli all'intera selezione in una volta e toglierli di nuovo. La finestra mostra quali sono già presenti e con quale frequenza.
• Aggiornare la cartella: un clic recupera il contenuto direttamente dal server.

Gestire il proprio account direttamente in Alfrodin

Password, notifiche e-mail e attività per sito in un unico punto delle impostazioni.

• Cambiare la password: assegnare la password di Alfresco direttamente nel riquadro attività
• Notifiche e-mail: attivare e disattivare le e-mail di Alfresco
• Attività per sito: stabilire per ogni sito che cosa compare nella cronologia sotto "Recenti"
• Tutto nel suo Alfresco: salvato sul suo server, con le sue autorizzazioni

Da ora utenti e gruppi si gestiscono direttamente in Alfrodin

Account, gruppi e ruoli nei siti in un unico punto: curare dati anagrafici e accesso, assegnare quote, creare gruppi e attribuire i membri.

• Account utente: dati anagrafici, accesso, password, diritto di amministratore e quota
• Gruppi: creare, rinominare e curare con membri e sottogruppi
• Ruoli nei siti: assegnare a un account o a un intero gruppo un sito con un ruolo
• Attribuzione da entrambi i lati: tramite l'utente o tramite il gruppo
• Quattro rapporti PDF: utenti, gruppi, attribuzioni e account bloccati
• Tutto nel suo Alfresco: salvato sul suo server, con le sue autorizzazioni

Integrati altri quattro moduli Alfresco, da ora la gestione dei siti avviene in Alfrodin

Altri quattro moduli Alfresco

• Elenchi di dati: compiti, difetti, contatti, eventi e luoghi di un sito si gestiscono direttamente nel riquadro attività, anche con tipi di elenco propri. In più tabella a schermo intero, vista schede, filtri per ogni campo, esportazione CSV e rapporto PDF.
• Calendario: gli eventi di un sito come agenda nel riquadro attività e a schermo intero come vista mensile, settimanale e giornaliera. Le serie di eventi si creano direttamente in Alfrodin e ogni evento si copia in Outlook con un clic.
• Collegamenti: la raccolta di collegamenti di un sito si cura, si commenta e si apre, a schermo intero come elenco o come schede. I riferimenti a documenti e cartelle di Alfresco si aprono direttamente nel riquadro attività.
• Discussioni: argomenti e risposte da leggere e scrivere, a schermo intero con la consueta conversazione rientrata di Alfresco Share. L'editor supporta titoli, elenchi, immagini e tabelle.

Gestire siti e moduli

• I responsabili del sito attivano i moduli di ogni sito con un clic; la barra dei moduli mostra a tutti i membri esattamente i moduli attivi. Alla disattivazione il contenuto viene conservato nel cestino e si ripristina integralmente in qualsiasi momento.
• Gestione del sito direttamente in Alfrodin: curare membri e ruoli, accogliere gruppi, adattare titolo, descrizione e visibilità e rimuovere i siti quando serve.
• I nuovi siti si creano direttamente da Alfrodin, con titolo, identificativo, descrizione e visibilità.
• Tutti i moduli seguono le autorizzazioni del suo server Alfresco.

Realizzazione adatta alla pratica

• La nuova barra dei moduli guida come barra degli strumenti attraverso tutti i moduli di un sito, in modo chiaro e in ordine fisso.
• Alfrodin ricorda la sua ultima posizione: sito, modulo, cartella, compiti e schede sono subito di nuovo lì alla prossima apertura.
• Esportazione e rapporti: esportazione CSV degli elenchi di dati e rapporti PDF per elenchi di dati, calendario e collegamenti, esattamente nella vista impostata sullo schermo.

Firme e-mail e un'anteprima rinnovata

Firme e-mail, gestite centralmente e inserite automaticamente

• Governate centralmente tramite i suoi gruppi Alfresco
• Create in pochi minuti da blocchi già pronti, anche su più colonne, con anteprima dal vivo
• Contenuti dai suoi sistemi: profilo Alfresco, allineamento AD/LDAP, valori di gruppo
• Attributi propri definiti centralmente e usati ovunque
• Adatte alle campagne con data di inizio e fine
• Multilingue, con quante versioni desidera
• Ordine chiaro quando qualcuno appartiene a più gruppi
• Tutto nel suo Alfresco, versionato e tracciabile
• La firma giusta Alfrodin la inserisce automaticamente durante la scrittura, sia nei nuovi messaggi sia nelle risposte e negli inoltri.

Anteprima, schermo intero e download

• I documenti Microsoft Office, le e-mail e i file di testo Alfrodin li mostra tramite la rappresentazione PDF di Alfresco, anche quando questa deve prima essere generata.
• La vista a schermo intero resta aperta mentre si sfoglia la cartella ed è disponibile anche per i file di testo.
• Zoom con il gesto di zoom sul trackpad, in aggiunta ai pulsanti.
• Download dalla vista a schermo intero, a scelta l'originale o la versione PDF.

Allegare documenti Alfresco all'e-mail che si sta scrivendo

• Nuova azione nel menu del documento mentre si scrive un'e-mail: il file Alfresco scelto viene allegato direttamente all'e-mail aperta.
• Compare solo dove ha senso: mentre si scrive un'e-mail in Outlook, per i file.
• Funziona in ogni finestra di composizione (nuova e-mail, risposta e inoltro) in aggiunta alle opzioni di invio esistenti.

Wiki e blog di Alfresco: leggere, scrivere, commentare e pubblicare

• Wiki e blog direttamente in Alfrodin: lettore a schermo intero ed editor comodi, senza browser.
• Wiki: leggere, scrivere e collegare le pagine, con [[collegamenti]] interni, immagini incorporate e cronologia completa delle versioni.
• Blog: leggere, scrivere, commentare e pubblicare i post, con bozze e feed filtrabile (Tutti, Pubblicati, Bozze, I miei).

Smart Alerts: mai più dimenticare di archiviare

• Al clic su Invia, Outlook chiede se archiviare l'e-mail in Alfresco, in base a regole (destinatari esterni, allegati, elenco di domini).
• Archiviazione direttamente dalla finestra di dialogo, ancora prima dell'invio.
• Nuova sezione "Smart Alerts" nelle impostazioni: la funzione è opzionale e disattivata per impostazione predefinita.
• Nuova lingua: il componente aggiuntivo e il sito web sono ora disponibili anche in francese, oltre a inglese, tedesco e spagnolo.
• Menu delle azioni unificato: ogni elenco usa ora un unico menu a tre puntini invece di molti pulsanti in linea, con spostamento, copia, download ZIP (cartelle), nuova versione e preferiti.
• Inviare documenti Alfresco per e-mail: apra una nuova e-mail di Outlook con il documento come collegamento, come collegamento di condivisione pubblico (con scadenza) o come allegato.

Trascina e rilascia

• Caricare file e intere cartelle dal computer in Alfrodin trascinandoli: la struttura delle cartelle viene mantenuta.
• Trascinare le e-mail direttamente dalla posta in arrivo di Outlook in una cartella Alfresco per archiviarle.

Alfrodin è arrivato

Primo rilascio: sfogliare siti e cartelle, caricare e archiviare e-mail e allegati, ricerca full text, anteprima, versionamento, check-out/check-in, commenti, tag, flussi di lavoro e compiti, in Outlook, Word, Excel e PowerPoint. Disponibile tramite Microsoft Marketplace e Digistore24, con accesso SSO e OIDC (Keycloak).