Verze a novinky

Metadata s aspekty: vlastní pole, kategorie, typy a vlastnictví

Vlastnosti dokumentu nebo složky nyní upravíte s poli, která pro ně váš Alfresco nabízí, včetně polí, která si vaše organizace definovala sama. Přímo v podokně úloh, v Outlooku, Wordu, Excelu a PowerPointu.

• Upravit vlastnosti: pro každý aspekt a typ dokumentu zobrazí formulář vlastní oddíl, například „Smlouva“ s číslem smlouvy, dobou trvání a kontaktními osobami, v pořadí podle vašeho modelu. Výběrové seznamy, datum, ano/ne, více hodnot a odkazy na dokumenty mají vhodná zadávací pole; povinná pole, formáty a rozsahy hodnot Alfrodin zkontroluje před uložením.
• Spravovat aspekty: aspekt je skupina doplňujících polí, například „Platnost“ s poli „Platnost od“ a „Platnost do“. Aspekty přidáváte a odebíráte; před odebráním Alfrodin uvede hodnoty, které se přitom smažou.
• Přiřadit kategorie: s aspektem „Klasifikovatelné“ přiřadíte dokumenty ke kategoriím ze stromu kategorií vašeho Alfresca, například k oblasti nebo jazyku.
• Změnit typ a převzít vlastnictví: na přání dostane dokument nebo složka konkrétnější typ z vašeho modelu, například „Faktura“, i s jeho poli. Pomocí „Převzít vlastnictví“ se stanete vlastníkem dokumentu; podrobné zobrazení uvádí vlastníka a typ.

Také v Alfrodin Web: formulář vlastností, aspekty, kategorie, „Změnit typ“ a „Převzít vlastnictví“ jsou k dispozici také v Alfrodin Web.

Vytvářet a upravovat obsah: dokumenty, šablony a archivy ZIP

Nové textové, HTML, XML a JSON dokumenty vytvoříte přímo v podokně úloh, v Outlooku, Wordu, Excelu a PowerPointu, a jejich obsah upravíte na celé obrazovce.

• Nový ve složce: v nabídce „Nový“ vytvoříte složky a textové, HTML, XML a JSON dokumenty, k tomu dokumenty a složky ze šablon. Dokument ze šablony Wordu, Excelu nebo PowerPointu otevře Alfrodin na přání rovnou v Microsoft Office.
• Upravit obsah: text, HTML, XML a JSON upravujete v editoru na celé obrazovce. U XML a JSON jsou chybná místa v textu vyznačena červeně, „Formátovat“ obsah úhledně odsadí a přiblížení zvětší zobrazení. Každé uložení vytvoří novou verzi.
• Rozbalit archivy ZIP: „Rozbalit do...“ uloží obsah archivu ZIP i se strukturou složek do složky podle vašeho výběru; diakritika v názvech souborů zůstane zachována. V Outlooku rozbalíte přílohu ZIP přímo do otevřené složky.

Také v Alfrodin Web: nabídka „Nový“, editor s přiblížením a „Formátovat“ i „Rozbalit do...“ jsou k dispozici také v Alfrodin Web.

Objevit weby: najít další weby a připojit se

„Objevit weby“ zobrazuje další weby s vyhledáváním, přímo v podokně úloh, v Outlooku, Wordu, Excelu a PowerPointu.

• Připojit se nebo požádat: podle webu se připojíte jedním kliknutím, nebo požádáte o připojení se zprávou. Otevřenou žádost můžete v případě potřeby stáhnout.
• Pro správce webu: otevřené žádosti a pozvánky jsou ve správě webu, počet otevřených žádostí ukazuje ozubené kolo. Žádost přijmete s vhodnou rolí, nebo ji odmítnete.
• Žádosti v úkolech: žádost o připojení uvádí osobu a web. Při schválení zvolíte roli; vyřízené žádosti ukazují rozhodnutí.

Také v Alfrodin Web: „Objevit weby“ je k dispozici jako samostatná karta v seznamu webů, stejně jako otevřené žádosti a pozvánky ve správě webu.

Pravidla složek: automatické zpracování dokumentů

Pravidla složek automaticky provádějí akce, jakmile dokumenty do složky přijdou, změní se v ní nebo ji opustí. Pravidla nastavíte pomocí „Spravovat pravidla“ přímo v podokně úloh, v Outlooku, Wordu, Excelu a PowerPointu.

• Akce: kopírovat a přesouvat, vracet se změnami a rezervovat, přiřadit ke kategorii, převést do jiného formátu, například do PDF, odeslat e-mail, nastavit vlastnosti nebo spustit skript.
• Podmínky: pravidlo platí pro všechny položky, nebo jen pro odpovídající, například podle názvu, velikosti, typu MIME, štítku, kategorie nebo typu.
• Pro celé stromy složek: podsložky pravidla dědí, složka může používat pravidla jiné složky a „Spustit pravidla“ je použije na existující dokumenty.

Další novinky u úkolů

• Zaznamenat průběh: v úkolu zvolíte průběh, například „Zpracovává se“, napíšete komentář a obojí uložíte pomocí „Uložit a zavřít“, aniž byste úkol dokončili.
• Předat vlastní úkoly: kde to pracovní postup umožňuje, předáte úkol přiřazený vám jiné osobě pomocí „Přeřadit“.
• Jeden pracovní postup pro více souborů: když označíte více souborů, „Spustit pracovní postup“ spustí pracovní postup se všemi označenými soubory.

Také v Alfrodin Web: pravidla složek a novinky u úkolů jsou k dispozici i v Alfrodin Web.

Alfrodin Web je k dispozici: Alfresco v prohlížeči

Alfrodin Web je pracoviště Alfresco v prohlížeči, bez instalace, na počítači, tabletu i chytrém telefonu. Přináší nový koncept ovládání pro weby Alfresco.

• Weby jako karty: několik webů otevřených současně a každý zůstane přesně tam, kde jste ho opustili.
• Rozdělené zobrazení: dva nebo více webů vedle sebe; dokumenty se mezi nimi přesouvají přetažením, přesunuté nebo zkopírované.
• Upravit v Office: jedním kliknutím otevřete soubor z Alfresca v Microsoft Office (Word, Excel nebo PowerPoint); při uložení se změny okamžitě vrátí do Alfresca.
• Centrální vyhledávací pole: jedno pole pro dokumenty, umístění a weby, s omezením podle webu, složky, typu souboru, data změny, velikosti a štítků.
• Vše z Alfresca: všechny moduly webu, úkoly a pracovní postupy s protokolem schválení a správa uživatelů, skupin a webů.
• Bezpečné přihlášení: heslem, přes OpenID Connect nebo Kerberos; Alfrodin Web se připojuje pouze k serveru Alfresco uloženému pro vaši licenci.

Upravovat soubory přímo v Microsoft Office

Pomocí „Upravit v Office“ otevřete soubor z Alfresca přímo z Outlooku, Wordu, Excelu nebo PowerPointu ve Wordu, Excelu nebo PowerPointu, ve Windows i na Macu. Při uložení zapíše Office změny okamžitě zpět do Alfresca a během úprav je soubor pro ostatní zamčený. Office se přitom přihlašuje vaším firemním účtem; nastavení serveru Alfresco popisuje kapitola 3 příručky.

Další novinky

• Přihlášení přes Microsoft Entra ID: vaším pracovním účtem Microsoft 365, i s vícefaktorovým ověřením. Příručka popisuje nastavení.
• Štítky jako filtr vyhledávání: při psaní vyhledávání nabízí odpovídající štítky s jejich počtem; vybrané štítky se zobrazí jako čipy v liště filtrů.
• Hledání osob podle jména: v dialogu „Spravovat oprávnění“ najde vyhledávání osoby podle křestního jména nebo příjmení, i podle jejich části.

Tři nové jazyky pro Alfrodin

Nová je italština, nizozemština a čeština. Alfrodin je tak k dispozici v sedmi jazycích, v podokně úloh, na webu a v obou příručkách.

Vylepšení v každodenní práci

• Ukládání s dotazem: pokud v cílové složce leží soubor se stejným názvem, Alfrodin se zeptá: jako novou verzi, pod jiným názvem, nebo přeskočit. Jedna odpověď může platit pro všechny další.
• Zúžení hledání: všude, v otevřeném webu nebo v otevřené složce včetně podsložek.
• Štítky pro více souborů: přiřadit je celému výběru najednou a zase je odebrat. Dialog ukáže, které se v něm už vyskytují a jak často.
• Obnovení složky: jedno kliknutí načte obsah čerstvě ze serveru.

Vlastní účet spravujte přímo v Alfrodinu

Heslo, e-mailová oznámení a aktivity podle webu na jednom místě v nastavení.

• Změna hesla: heslo do Alfresca nastavíte přímo v podokně úloh
• E-mailová oznámení: e-maily z Alfresca zapnete a vypnete
• Aktivity podle webu: pro každý web určíte, co se objeví v průběhu pod "Naposledy"
• Vše ve vašem Alfrescu: uloženo na vašem serveru, s vašimi oprávněními

Uživatele a skupiny nově spravujte přímo v Alfrodinu

Účty, skupiny a role na webech na jednom místě: spravujte základní údaje a přístup, přidělujte kvóty, zakládejte skupiny a přidávejte členy.

• Uživatelské účty: základní údaje, přístup, heslo, právo správce a kvóta
• Skupiny: zakládejte, přejmenovávejte a spravujte s členy a podskupinami
• Role na webech: účtu nebo celé skupině přidělte web s rolí
• Přidělení z obou stran: přes uživatele nebo přes skupinu
• Čtyři PDF sestavy: uživatelé, skupiny, přidělení a zablokované účty
• Vše ve vašem Alfrescu: uloženo na vašem serveru, s vašimi oprávněními

Integrovány další čtyři moduly Alfresca, správa webů nově přímo v Alfrodinu

Další čtyři moduly Alfresca

• Datové seznamy: úkoly, závady, kontakty, termíny a místa webu spravujte přímo v podokně úloh, i s vlastními typy seznamů. K tomu tabulka na celou obrazovku, zobrazení karet, filtr pro každé pole, export do CSV a PDF sestava.
• Kalendář: události webu jako agenda v podokně úloh a na celou obrazovku jako měsíční, týdenní a denní zobrazení. Série vznikají přímo v Alfrodinu a každou událost převezmete jedním klepnutím do Outlooku.
• Odkazy: sbírku odkazů webu spravujte, komentujte a otevírejte, na celou obrazovku jako seznam nebo jako karty. Odkazy na dokumenty a složky v Alfrescu se otevřou přímo v podokně úloh.
• Diskuse: čtěte a pište témata a odpovědi, na celou obrazovku se známým odsazeným průběhem z Alfresco Share. Editor podporuje nadpisy, seznamy, obrázky a tabulky.

Správa webů a modulů

• Správci webu aktivují moduly pro každý web jedním klepnutím; lišta modulů ukazuje všem členům přesně ty aktivní. Při deaktivaci se obsah zajistí v koši a lze jej kdykoli plně obnovit.
• Správa webu přímo v Alfrodinu: spravujte členy a role, přidávejte skupiny, upravujte název, popis a viditelnost a weby podle potřeby odstraňte.
• Nové weby vznikají přímo v Alfrodinu, s názvem, identifikátorem, popisem a viditelností.
• Všechny moduly se řídí oprávněními vašeho serveru Alfresco.

Implementace pro praxi

• Nová lišta modulů vede jako panel nástrojů všemi moduly webu, přehledně a v pevném pořadí.
• Alfrodin si pamatuje vaši poslední pozici: web, modul, složka, úkoly a karta jsou při dalším otevření hned zase na místě.
• Export a sestavy: export datových seznamů do CSV a PDF sestavy pro datové seznamy, kalendář a odkazy, přesně v zobrazení nastaveném na obrazovce.

E-mailové podpisy a přepracovaný náhled

E-mailové podpisy, centrálně spravované a automaticky vkládané

• Centrálně řízeno přes vaše skupiny v Alfrescu
• Hotovo za minuty z připravených bloků, i vícesloupcově, s živým náhledem
• Obsah z vašich systémů: profil v Alfrescu, srovnání s AD/LDAP, hodnoty skupin
• Vlastní atributy centrálně definujte a všude používejte
• Pro kampaně s datem začátku a konce
• Vícejazyčné, libovolný počet verzí
• Jasné pořadí, když někdo patří do více skupin
• Vše ve vašem Alfrescu, verzované a dohledatelné
• Odpovídající podpis Alfrodin při psaní vloží sám, u nových zpráv stejně jako u odpovědí a přeposlání.

Náhled, celá obrazovka a stahování

• Dokumenty Microsoft Office, e-maily a textové soubory ukazuje Alfrodin přes zobrazení PDF z Alfresca, i když se teprve musí vytvořit.
• Zobrazení na celou obrazovku zůstane při listování složkou otevřené a je k dispozici i pro textové soubory.
• Přibližování zoomovacím gestem na trackpadu, vedle tlačítek.
• Stahování ze zobrazení na celou obrazovku, podle volby originál nebo verzi PDF.

Dokumenty z Alfresca přiložte k právě psanému e-mailu

• Nová akce v nabídce dokumentu při psaní e-mailu: vybraný soubor z Alfresca se přiloží přímo k otevřenému e-mailu.
• Objeví se jen tam, kde to dává smysl - při psaní e-mailu v Outlooku, u souborů.
• Funguje v každém okně pro psaní - nový e-mail, odpověď i přeposlání - vedle stávajících možností odeslání.

Wiki a blog v Alfrescu - čtení, psaní, komentování a publikování

• Wiki a blog přímo v Alfrodinu - čtečka na celou obrazovku a pohodlné editory, bez prohlížeče.
• Wiki: stránky čtěte, pište a propojujte - s vnitřními [[odkazy]], vloženými obrázky a úplnou historií verzí.
• Blog: příspěvky čtěte, pište, komentujte a publikujte - s koncepty a filtrovatelným kanálem (Vše, Publikované, Koncepty, Moje).

Smart Alerts - už nikdy nezapomenete uložit

• Při klepnutí na Odeslat se Outlook zeptá, zda se má e-mail uložit do Alfresca - podle pravidel (externí příjemci, přílohy, seznam domén).
• Uložení přímo z dialogového okna, ještě před odesláním.
• Nová část "Smart Alerts" v nastavení - funkce je volitelná a ve výchozím stavu vypnutá.
• Nový jazyk: doplněk i web jsou nyní k dispozici také ve francouzštině - vedle angličtiny, němčiny a španělštiny.
• Jednotná nabídka akcí: každý seznam nyní používá jedinou nabídku se třemi tečkami místo mnoha tlačítek v řádku - s přesunem, kopírováním, stažením ZIP (složky), novou verzí a oblíbenými.
• Odesílání dokumentů z Alfresca e-mailem: otevřete nový e-mail v Outlooku s dokumentem jako odkazem, jako veřejným sdíleným odkazem (s vypršením) nebo jako přílohou.

Přetahování myší

• Soubory a celé složky nahrajte z počítače do Alfrodinu přetažením - struktura složek zůstane zachovaná.
• E-maily přetáhněte přímo z doručené pošty Outlooku do složky v Alfrescu a tím je archivujte.

Alfrodin je tu

První vydání: procházení webů a složek, nahrávání a archivace e-mailů a příloh, fulltextové hledání, náhled, verzování, check-out/check-in, komentáře, štítky, pracovní postupy a úkoly - v Outlooku, Wordu, Excelu a PowerPointu. K dispozici přes Microsoft Marketplace a Digistore24, s přihlášením SSO a OIDC (Keycloak).