Prohlášení o ochraně osobních údajů

Prohlášení o ochraně osobních údajů podle čl. 13 a 14 GDPR (EU) 2016/679

1. Správce

Správcem ve smyslu obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je:

Matthias Bauernberger Software
Georg-Erber-Straße 10
4060 Leonding, Rakousko
E-mail: office@mbasoft.at
DIČ: ATU64061446

2. Přehled zpracování

Osobní údaje zpracováváme jen v rozsahu nutném pro poskytování našeho webu a našich služeb (doplněk Alfrodin pro Office a Alfrodin Web). Zpracování probíhá na základě zákonných ustanovení GDPR a rakouského zákona o ochraně osobních údajů (DSG).

3. Druhy zpracovávaných údajů

Zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

• Údaje o používání: časy přístupu, otevřené stránky, typ prohlížeče, operační systém
• Údaje o spojení: IP adresa, URL odkazující stránky
• Základní údaje: jméno, e-mailová adresa (jen při přímém kontaktu nebo založení účtu)
• Smluvní údaje: licenční údaje, fakturační informace (u placeného používání)
• Ověřovací údaje: informace o účtu Microsoft (při využití jednotného přihlášení)
• Licenční a přihlašovací údaje: licenční klíč, přiřazení licenčního místa k e-mailové adrese, přihlašovací kód (jen krátkodobě)

4. Právní základy zpracování

Osobní údaje zpracováváme na těchto právních základech:

• Čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR - souhlas: udělili jste souhlas se zpracováním.
• Čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR - plnění smlouvy: zpracování je nutné pro plnění smlouvy (např. poskytování doplňku, licencování).
• Čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR - právní povinnost: zpracování je nutné pro splnění právní povinnosti (např. daňové archivační povinnosti).
• Čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR - oprávněný zájem: zpracování je nutné k ochraně oprávněných zájmů (např. bezpečnost, prevence zneužití).

5. Cookies a místní úložiště

Náš web nepoužívá cookies. Neprobíhá žádné sledování ani reklama. Vaše volba jazyka a případně poznámka o tom, že jste zavřeli oznámení o produktu, se ukládají do místního úložiště (localStorage) vašeho prohlížeče. Toto uložení je nutné pro zobrazení webu ve vašem jazyce (§ 165 odst. 3 TKG 2021, čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) a nevyžaduje souhlas. Údaje zůstávají ve vašem prohlížeči, na naše servery se nepřenášejí a kdykoli je můžete v nastavení prohlížeče smazat. Pro přihlášení ukládá Alfrodin Web do místního úložiště vašeho prohlížeče doklad o přihlášení, viz oddíl 9.

6. Hosting

Náš web běží na serverech v rámci Evropské unie. Poskytovatel hostingu zpracovává přístupové údaje (serverové protokoly) na základě oprávněných zájmů podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Serverové protokoly mohou obsahovat adresu a název otevřených stránek, datum a čas přístupu, objem přenesených dat, dotazujícího se poskytovatele a typ a verzi prohlížeče. Tyto údaje se ukládají výhradně pro účely bezpečnosti a analýzy chyb a nejpozději po 30 dnech se automaticky mažou.

7. Jednotné přihlášení Microsoft (SSO)

Doplněk Alfrodin pro Office nabízí možnost přihlásit se přes váš účet Microsoft (jednotné přihlášení). Používá se přitom Microsoft Authentication Library (MSAL). Při přihlášení od Microsoftu obdržíme tyto údaje:

• jméno a e-mailovou adresu vašeho účtu Microsoft
• ID tenanta vaší organizace

Tyto údaje se používají výhradně k identifikaci a přiřazení licence. Ověřování probíhá přímo mezi vaším prohlížečem a Microsoftem - vaše přístupové údaje se na naše servery nikdy nepřenášejí. Platí prohlášení o ochraně osobních údajů společnosti Microsoft.

8. Spojení s Alfrescem

Spojení se navazuje přímo mezi vaším prohlížečem a vaším serverem Alfresco Content Services, pokud to váš server dovolí; v tom případě přes naše servery neprocházejí žádné dokumenty, obsah ani přístupové údaje. Nedovolí-li váš server přímé spojení, procházejí požadavky výhradně šifrovaně přes naši službu - vaše dokumenty, obsah ani přístupové údaje přitom nikdy neukládáme a k vašim datům v Alfrescu nemáme trvalý přístup. Pro zcela přímé spojení může váš správce na serveru Alfresco zapnout CORS pro app.alfrodin.com (doplněk) nebo web.alfrodin.com (Alfrodin Web). K příručce →

9. Alfrodin Web: ověření licence při přihlášení

Než se v Alfrodin Web (web.alfrodin.com) přihlásíte ke svému serveru Alfresco, ověříme, zda pro vaši e-mailovou adresu existuje licence. Zadáte svou e-mailovou adresu a obdržíte e-mailem přihlašovací kód. Zpracováváme přitom:

• e-mailovou adresu a případně licenční klíč, abychom našli vaše licenční místo a odeslali přihlašovací kód. Při prvním přihlášení s licenčním klíčem se licenční místo po zadání správného kódu přiřadí k vaší e-mailové adrese. Toto přiřazení uchováváme po dobu trvání licence.
• přihlašovací kód: šest číslic, platný 15 minut, nejvýše pět pokusů. Je uložen jen v operační paměti licenční služby a poté propadá.
• IP adresu, abychom omezili počet požadavků a zabránili tak zneužití a zahlcení poštovních schránek. Čítače jsou uloženy jen v operační paměti a propadají po 15 minutách. Pro každou e-mailovou adresu navíc počítáme nevratnou zkrácenou hodnotu nejvýše 24 hodin.
• adresy serverů Alfresco, které kupující licence zadá pro svou organizaci. Alfrodin Web se připojuje jen k těmto serverům. Uchováváme je po dobu trvání licence.

Po zadání správného kódu uloží Alfrodin Web do místního úložiště vašeho prohlížeče podepsaný doklad o přihlášení, adresy zadaných serverů Alfresco a vaši e-mailovou adresu, abyste nemuseli kód zadávat při každém přihlášení. Doklad vaši e-mailovou adresu neobsahuje. Platí 30 dní od posledního použití a odstraní se, když vyprší, když jej licence již nepotvrdí nebo když zvolíte „Jiná e-mailová adresa“. Toto uložení je pro vámi požadované přihlášení nezbytně nutné (§ 165 odst. 3 TKG 2021); můžete je kdykoli smazat v nastavení svého prohlížeče. V protokolech licenční služby se vaše e-mailová adresa objevuje jen jako nevratná zkrácená hodnota, přihlašovací kód nikdy.

Odeslání přihlašovacího kódu: E-mail s kódem odesíláme prostřednictvím Microsoft 365 (Exchange Online) společnosti Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irsko, jako zpracovatele (čl. 28 GDPR). Microsoft přitom zpracovává vaši e-mailovou adresu a obsah zprávy. Kopii zprávy neuchováváme. Údaje o odeslání (odesílatel, příjemce, čas, stav doručení) uchovává Microsoft až 90 dní pro sledování. E-mail neobsahuje žádné sledovací pixely; logo je vložené a při otevření se nic nenačítá z internetu.

Testovací přístupy: Pro testovací přístup bez nákupu ukládáme název firmy, kontaktní adresu, povolené e-mailové adresy a adresy serverů Alfresco. Tyto údaje používáme jen pro testovací přístup a na vaši žádost je smažeme. Kontaktní osobu informujeme e-mailem sedm dní před koncem, po skončení a při prodloužení; i toto odesílání probíhá přes Microsoft 365.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR (poskytnutí licencovaného softwaru držiteli licence) a čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Náš oprávněný zájem spočívá v prosazování licenčních podmínek a v zabránění zneužití, zejména aby Alfrodin Web nebyl používán k získávání přístupových údajů k Alfrescu. Pokud jste licenční místo dostali od svého zaměstnavatele, rozhoduje o přidělení míst on.

Žádost o zkušební přístup přes web: Když na alfrodin.com požádáte o zkušební přístup, zpracováváme firmu, vaše jméno a příjmení, vaši e-mailovou adresu, zvolený produkt a u Alfrodin Web adresu vašeho serveru Alfresco. Na adresu pošleme potvrzovací kód (šest číslic, platnost 15 minut, uložen jen v operační paměti); teprve po jeho zadání zřídíme zkušební přístup a pošleme licenční klíč e-mailem, s kopií pro nás. Aby každá adresa dostala jeden zkušební přístup a každá firma nejvýše tři, uchováváme navíc e-mailovou adresu, doménu a server jako nevratné kontrolní hodnoty, i po skončení zkušebního přístupu, dokud zkušební přístupy přes web nabízíme. K ochraně před zneužitím počítáme žádosti podle IP adresy a podle e-mailové adresy v operační paměti po dobu až 24 hodin; web k tomu nepoužívá cookies. Adresu serveru nevoláme; pouze ověřujeme, že její název neukazuje do soukromé sítě. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (předsmluvní opatření na vaši žádost) a čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (ochrana před zneužitím). E-maily odesíláme přes Microsoft 365, jak je popsáno výše. Před odesláním kódu ověřujeme přes DNS, zda doména vaší adresy může přijímat e-maily. K ochraně před automatizovanými žádostmi řeší váš prohlížeč při otevření formuláře krátkou výpočetní úlohu; nezpracovávají se přitom žádné osobní údaje. Žádosti, které nezřídíme hned, uchováváme do jejich předání nám následující ráno a poté je z tohoto seznamu mažeme.

10. Zpracování plateb

Pro přímý nákup licencí využíváme poskytovatele platebních služeb Digistore24 GmbH, St.-Godehard-Straße 32, 31139 Hildesheim, Německo. Digistore24 zpracovává vaše platební údaje jako samostatný správce. Platí zásady ochrany osobních údajů společnosti Digistore24.

Pro licence přes Microsoft Marketplace platí prohlášení o ochraně osobních údajů společnosti Microsoft. Od poskytovatelů platebních služeb dostáváme pouze informace o uzavření a stavu vaší objednávky, nikoli vaše platební údaje (např. čísla platebních karet).

11. Doba uložení

Osobní údaje se ukládají jen tak dlouho, jak je to pro daný účel zpracování nutné. Smluvní údaje se po skončení smlouvy uchovávají po dobu zákonných archivačních lhůt (v Rakousku zpravidla 7 let podle § 132 BAO). Serverové protokoly se mažou nejpozději po 30 dnech. Přihlašovací kódy pro Alfrodin Web propadají po 15 minutách, čítače omezení počtu požadavků nejpozději po 24 hodinách a doklad o přihlášení v prohlížeči 30 dní po posledním použití; údaje o odeslání e-mailů s kódem uchovává Microsoft až 90 dní. Při odvolání souhlasu se dotčené údaje neprodleně mažou, pokud neexistuje zákonná archivační povinnost.

12. Vaše práva

Podle GDPR vám náleží tato práva:

• Právo na přístup (čl. 15 GDPR): máte právo získat informace o svých osobních údajích, které u nás uchováváme.
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR): můžete požadovat opravu nesprávných údajů.
• Právo na výmaz (čl. 17 GDPR): můžete požadovat výmaz svých údajů, pokud tomu nebrání zákonné archivační povinnosti.
• Omezení zpracování (čl. 18 GDPR): můžete požadovat omezení zpracování.
• Přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR): máte právo získat své údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR): proti zpracování svých údajů můžete kdykoli vznést námitku.
• Odvolání souhlasu (čl. 7 odst. 3 GDPR): udělený souhlas lze kdykoli odvolat s účinností do budoucna.

Pro uplatnění svých práv se obraťte na: office@mbasoft.at

13. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů:

Rakouský úřad pro ochranu osobních údajů
Barichgasse 40-42, 1030 Vídeň
Telefon: +43 1 52 152-0
E-mail: dsb@dsb.gv.at
Web: https://www.dsb.gv.at

14. Předávání údajů do třetích zemí

Při využití jednotného přihlášení Microsoft mohou být údaje předány na servery Microsoftu, které se mohou nacházet mimo EU. Microsoft se v rámci EU-US Data Privacy Framework zavázal dodržovat evropské standardy ochrany osobních údajů. Totéž platí pro Microsoft 365 při odesílání přihlašovacích kódů Alfrodin Web: Microsoft zpracovává údaje v datových centrech v EU; přístup ze třetích zemí je možný v rámci EU-US Data Privacy Framework a standardních smluvních doložek Microsoftu. K dalšímu předávání osobních údajů do třetích zemí nedochází.

15. Změny tohoto prohlášení

Vyhrazujeme si právo toto prohlášení o ochraně osobních údajů upravit podle změněné právní úpravy nebo při změnách našich služeb. Aktuální verzi najdete vždy na této stránce.

Stav: říjen 2026