Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung gemäß Art. 13 und 14 DSGVO (EU) 2016/679

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Matthias Bauernberger Software
Georg-Erber-Straße 10
4060 Leonding, Österreich
E-Mail: office@mbasoft.at
UID-Nr.: ATU64061446

2. Überblick der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website und unserer Dienste (Alfrodin Office Add-In und Alfrodin Web) erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG).

3. Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Nutzungsdaten: Zugriffszeiten, aufgerufene Seiten, Browser-Typ, Betriebssystem
• Verbindungsdaten: IP-Adresse, Referrer-URL
• Bestandsdaten: Name, E-Mail-Adresse (nur bei direkter Kontaktaufnahme oder Kontoerstellung)
• Vertragsdaten: Lizenzdaten, Rechnungsinformationen (bei kostenpflichtiger Nutzung)
• Authentifizierungsdaten: Microsoft-Konto-Informationen (bei Nutzung des Single-Sign-On)
• Lizenz- und Anmeldedaten: Lizenzschlüssel, Zuordnung eines Lizenzplatzes zu einer E-Mail-Adresse, Anmeldecode (nur kurzzeitig)

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung: Sie haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung erteilt.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich (z.B. Bereitstellung des Add-Ins, Lizenzierung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - Rechtliche Verpflichtung: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich (z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Berechtigtes Interesse: Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich (z.B. Sicherheit, Missbrauchsprävention).

5. Cookies und lokaler Speicher

Unsere Website setzt keine Cookies. Es findet kein Tracking und keine Werbung statt. Ihre Sprachwahl und gegebenenfalls der Hinweis, dass Sie eine Produktankündigung geschlossen haben, werden im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers abgelegt. Diese Speicherung ist für die Anzeige der Website in Ihrer Sprache erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und bedarf keiner Einwilligung. Die Angaben verbleiben in Ihrem Browser, werden nicht an unsere Server übermittelt und können jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers gelöscht werden. Alfrodin Web legt für die Anmeldung einen Anmeldenachweis im lokalen Speicher Ihres Browsers ab, siehe Abschnitt 9.

6. Hosting

Unsere Website wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet. Der Hosting-Anbieter verarbeitet Zugriffsdaten (Server-Logfiles) auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Logfiles können die Adresse und den Namen der abgerufenen Seiten, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmengen, den anfragenden Provider sowie Browser-Typ und -Version enthalten. Diese Daten werden ausschließlich zu Zwecken der Sicherheit und Fehleranalyse gespeichert und nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht.

7. Microsoft Single-Sign-On (SSO)

Das Alfrodin Office Add-In bietet die Möglichkeit, sich über Ihr Microsoft-Konto anzumelden (Single-Sign-On). Dabei wird die Microsoft Authentication Library (MSAL) verwendet. Bei der Anmeldung erhalten wir folgende Daten von Microsoft:

• Name und E-Mail-Adresse Ihres Microsoft-Kontos
• Mandanten-ID (Tenant ID) Ihrer Organisation

Diese Daten werden ausschließlich zur Identifikation und Lizenzzuordnung verwendet. Die Authentifizierung erfolgt direkt zwischen Ihrem Browser und Microsoft - Ihre Zugangsdaten werden zu keinem Zeitpunkt an unsere Server übermittelt. Es gilt die Datenschutzerklärung von Microsoft.

8. Alfresco-Verbindung

Die Verbindung wird direkt zwischen Ihrem Browser und Ihrem Alfresco Content Services Server aufgebaut, sofern Ihr Server dies zulässt; in diesem Fall werden keine Dokumente, Inhalte oder Zugangsdaten über unsere Server geleitet. Lässt Ihr Server keine direkte Verbindung zu, werden Anfragen ausschließlich transportverschlüsselt über unseren Dienst durchgeleitet - wir speichern Ihre Dokumente, Inhalte oder Zugangsdaten dabei nie und haben keinen dauerhaften Zugriff auf Ihre Alfresco-Daten. Für eine vollständig direkte Verbindung kann Ihr Administrator CORS für app.alfrodin.com (Add-in) bzw. web.alfrodin.com (Alfrodin Web) auf Ihrem Alfresco-Server aktivieren. Zum Handbuch →

9. Alfrodin Web: Lizenzprüfung bei der Anmeldung

Bevor Sie sich in Alfrodin Web (web.alfrodin.com) an Ihrem Alfresco-Server anmelden, prüfen wir, ob für Ihre E-Mail-Adresse eine Lizenz besteht. Dazu geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten einen Anmeldecode per E-Mail. Wir verarbeiten dabei:

• E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Lizenzschlüssel, um Ihren Lizenzplatz zu finden und den Anmeldecode zu senden. Bei der ersten Anmeldung mit einem Lizenzschlüssel wird der Lizenzplatz nach Eingabe des richtigen Codes an Ihre E-Mail-Adresse gebunden. Diese Zuordnung speichern wir für die Dauer der Lizenz.
• Anmeldecode: sechs Ziffern, 15 Minuten gültig, höchstens fünf Eingabeversuche. Er liegt nur im Arbeitsspeicher des Lizenzdienstes und verfällt danach.
• IP-Adresse, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen und so Missbrauch und das Fluten von Postfächern zu verhindern. Die Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher und verfallen nach 15 Minuten. Je E-Mail-Adresse zählen wir zusätzlich einen nicht umkehrbaren Kurzwert bis zu 24 Stunden.
• Adressen der Alfresco-Server, die der Käufer der Lizenz für seine Organisation hinterlegt. Alfrodin Web verbindet sich nur mit diesen Servern. Wir speichern sie für die Dauer der Lizenz.

Nach dem richtigen Code legt Alfrodin Web im lokalen Speicher Ihres Browsers einen signierten Anmeldenachweis, die Adressen der hinterlegten Alfresco-Server und Ihre E-Mail-Adresse ab, damit Sie den Code nicht bei jeder Anmeldung brauchen. Der Nachweis enthält Ihre E-Mail-Adresse nicht. Er gilt 30 Tage ab der letzten Nutzung und wird entfernt, wenn er abläuft, wenn die Lizenz ihn nicht mehr bestätigt oder wenn Sie „Andere E-Mail-Adresse“ wählen. Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschte Anmeldung unbedingt erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021); Sie können sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen. In den Protokollen des Lizenzdienstes erscheint Ihre E-Mail-Adresse nur als nicht umkehrbarer Kurzwert, der Anmeldecode nie.

Versand des Anmeldecodes: Die E-Mail mit dem Code versenden wir über Microsoft 365 (Exchange Online) der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Microsoft verarbeitet dabei Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht. Eine Kopie der Nachricht bewahren wir nicht auf. Versanddaten (Absender, Empfänger, Zeitpunkt, Zustellstatus) hält Microsoft bis zu 90 Tage für die Nachverfolgung vor. Die E-Mail enthält keine Zählpixel; das Logo ist eingebettet, beim Öffnen werden keine Inhalte aus dem Internet geladen.

Testzugänge: Für einen Testzugang ohne Kauf speichern wir den Firmennamen, die Kontaktadresse, die freigeschalteten E-Mail-Adressen und die Adressen der Alfresco-Server. Wir verwenden diese Angaben nur für den Testzugang und löschen sie auf Ihren Wunsch. Den Kontakt informieren wir per E-Mail sieben Tage vor dem Ende, nach dem Ende und bei einer Verlängerung; auch dieser Versand läuft über Microsoft 365.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der lizenzierten Software für den Lizenznehmer) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Lizenzbedingungen durchzusetzen und Missbrauch zu verhindern, insbesondere dass Alfrodin Web zum Abgreifen von Alfresco-Zugangsdaten verwendet wird. Haben Sie Ihren Lizenzplatz von Ihrem Arbeitgeber erhalten, entscheidet dieser über die Vergabe der Plätze.

Testzugang über die Website anfordern: Wenn Sie auf alfrodin.com einen Testzugang anfordern, verarbeiten wir die Firma, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Produkt und bei Alfrodin Web die Adresse Ihres Alfresco-Servers. Wir senden einen Bestätigungscode an die Adresse (sechs Ziffern, 15 Minuten gültig, nur im Arbeitsspeicher); erst nach dessen Eingabe richten wir den Testzugang ein und senden den Lizenzschlüssel per E-Mail, mit einer Kopie an uns. Damit jede Adresse einen Testzugang und jede Firma höchstens drei erhält, speichern wir E-Mail-Adresse, Domain und Server zusätzlich als nicht umkehrbare Prüfwerte, auch nach dem Ende des Testzugangs, solange wir Testzugänge über die Website anbieten. Zur Abwehr von Missbrauch zählen wir Anfragen je IP-Adresse und je E-Mail-Adresse im Arbeitsspeicher bis zu 24 Stunden; die Website setzt dafür keine Cookies. Die Serveradresse rufen wir nicht auf; wir prüfen nur, dass ihr Name nicht in ein privates Netz zeigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch). Der Versand der E-Mails läuft wie oben beschrieben über Microsoft 365. Vor dem Versand des Codes prüfen wir über das DNS, ob die Domain Ihrer Adresse E-Mails empfangen kann. Zum Schutz vor automatisierten Anfragen löst Ihr Browser beim Öffnen des Formulars eine kurze Rechenaufgabe; dabei werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Anfragen, die wir nicht sofort einrichten, speichern wir bis zur Weiterleitung an uns am nächsten Morgen und löschen sie danach aus dieser Liste.

10. Zahlungsabwicklung

Für den Direktkauf von Lizenzen nutzen wir den Zahlungsdienstleister Digistore24 GmbH, St.-Godehard-Straße 32, 31139 Hildesheim, Deutschland. Digistore24 verarbeitet Ihre Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Digistore24.

Für Lizenzen über Microsoft Marketplace gilt die Datenschutzerklärung von Microsoft. Wir erhalten von den Zahlungsdienstleistern lediglich Informationen über den Abschluss und Status Ihrer Bestellung, nicht jedoch Ihre Zahlungsdaten (z.B. Kreditkartennummern).

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Vertragsdaten werden nach Vertragsbeendigung für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (in Österreich in der Regel 7 Jahre gemäß § 132 BAO). Server-Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Anmeldecodes für Alfrodin Web verfallen nach 15 Minuten, Zähler der Mengenbegrenzung nach höchstens 24 Stunden, der Anmeldenachweis im Browser 30 Tage nach der letzten Nutzung; Versanddaten der Code-E-Mails hält Microsoft bis zu 90 Tage vor. Bei Widerruf der Einwilligung werden die betroffenen Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

12. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: office@mbasoft.at

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42, 1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: https://www.dsb.gv.at

14. Datenübermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung von Microsoft Single-Sign-On können Daten an Microsoft-Server übermittelt werden, die sich außerhalb der EU befinden können. Microsoft hat sich im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zur Einhaltung europäischer Datenschutzstandards verpflichtet. Für den Versand der Anmeldecodes von Alfrodin Web gilt dasselbe für Microsoft 365: Microsoft verarbeitet die Daten in Rechenzentren in der EU; ein Zugriff aus Drittländern ist im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln von Microsoft möglich. Eine darüber hinausgehende Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet nicht statt.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Stand: Oktober 2026