Privacyverklaring

Privacyverklaring volgens art. 13 en 14 AVG (EU) 2016/679

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:

Matthias Bauernberger Software
Georg-Erber-Straße 10
4060 Leonding, Oostenrijk
E-mail: office@mbasoft.at
Btw-nr.: ATU64061446

2. Overzicht van de verwerkingen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor zover dat voor het aanbieden van onze website en onze diensten (Alfrodin Office-add-in en Alfrodin Web) nodig is. De verwerking gebeurt op grond van de wettelijke bepalingen van de AVG en van de Oostenrijkse wet op de gegevensbescherming (DSG).

3. Soorten verwerkte gegevens

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Gebruiksgegevens: toegangstijden, opgevraagde pagina's, browsertype, besturingssysteem
• Verbindingsgegevens: IP-adres, referrer-URL
• Basisgegevens: naam, e-mailadres (alleen bij rechtstreeks contact of het aanmaken van een account)
• Contractgegevens: licentiegegevens, factuurinformatie (bij betaald gebruik)
• Authenticatiegegevens: informatie over het Microsoft-account (bij gebruik van single sign-on)
• Licentie- en aanmeldgegevens: licentiesleutel, koppeling van een licentieplaats aan een e-mailadres, inlogcode (slechts kort)

4. Rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:

• Art. 6 lid 1 sub a AVG - toestemming: u hebt toestemming voor de verwerking gegeven.
• Art. 6 lid 1 sub b AVG - uitvoering van een overeenkomst: de verwerking is nodig voor de uitvoering van een overeenkomst (bijv. het aanbieden van de add-in, licentiëring).
• Art. 6 lid 1 sub c AVG - wettelijke verplichting: de verwerking is nodig om aan een wettelijke verplichting te voldoen (bijv. fiscale bewaarplichten).
• Art. 6 lid 1 sub f AVG - gerechtvaardigd belang: de verwerking is nodig ter behartiging van gerechtvaardigde belangen (bijv. beveiliging, voorkomen van misbruik).

5. Cookies en lokale opslag

Onze website plaatst geen cookies. Er vindt geen tracking en geen reclame plaats. Uw taalkeuze en eventueel de aantekening dat u een productaankondiging hebt gesloten, worden in de lokale opslag (localStorage) van uw browser bewaard. Die opslag is nodig om de website in uw taal te tonen (§ 165 lid 3 TKG 2021, art. 6 lid 1 sub f AVG) en vraagt geen toestemming. De gegevens blijven in uw browser, gaan niet naar onze servers en kunnen op elk moment via de instellingen van uw browser worden gewist. Voor het aanmelden bewaart Alfrodin Web een aanmeldbewijs in de lokale opslag van uw browser, zie paragraaf 9.

6. Hosting

Onze website wordt gehost op servers binnen de Europese Unie. De hostingaanbieder verwerkt toegangsgegevens (serverlogbestanden) op grond van gerechtvaardigde belangen volgens art. 6 lid 1 sub f AVG. Serverlogbestanden kunnen het adres en de naam van de opgevraagde pagina's, datum en tijd van de opvraging, overgedragen hoeveelheden gegevens, de aanvragende provider en het browsertype en de browserversie bevatten. Deze gegevens worden uitsluitend voor beveiliging en foutanalyse bewaard en uiterlijk na 30 dagen automatisch gewist.

7. Microsoft single sign-on (SSO)

De Alfrodin Office-add-in biedt de mogelijkheid om u via uw Microsoft-account aan te melden (single sign-on). Daarbij wordt de Microsoft Authentication Library (MSAL) gebruikt. Bij de aanmelding ontvangen wij de volgende gegevens van Microsoft:

• naam en e-mailadres van uw Microsoft-account
• tenant-ID van uw organisatie

Deze gegevens worden uitsluitend voor identificatie en licentietoewijzing gebruikt. De authenticatie loopt rechtstreeks tussen uw browser en Microsoft - uw aanmeldgegevens gaan op geen enkel moment naar onze servers. Van toepassing is de privacyverklaring van Microsoft.

8. Alfresco-verbinding

De verbinding komt rechtstreeks tussen uw browser en uw Alfresco Content Services-server tot stand, voor zover uw server dat toelaat; in dat geval gaan er geen documenten, inhoud of aanmeldgegevens via onze servers. Laat uw server geen rechtstreekse verbinding toe, dan gaan aanvragen uitsluitend transportversleuteld door onze dienst - wij slaan uw documenten, inhoud of aanmeldgegevens daarbij nooit op en hebben geen blijvende toegang tot uw Alfresco-gegevens. Voor een volledig rechtstreekse verbinding kan uw beheerder CORS voor app.alfrodin.com (add-in) of web.alfrodin.com (Alfrodin Web) op uw Alfresco-server inschakelen. Naar het handboek →

9. Alfrodin Web: licentiecontrole bij het aanmelden

Voordat u zich in Alfrodin Web (web.alfrodin.com) bij uw Alfresco-server aanmeldt, controleren wij of er voor uw e-mailadres een licentie bestaat. Daarvoor voert u uw e-mailadres in en ontvangt u een inlogcode per e-mail. Wij verwerken daarbij:

• E-mailadres en eventueel licentiesleutel, om uw licentieplaats te vinden en de inlogcode te sturen. Bij de eerste aanmelding met een licentiesleutel wordt de licentieplaats na invoer van de juiste code aan uw e-mailadres gekoppeld. Deze koppeling bewaren wij voor de duur van de licentie.
• Inlogcode: zes cijfers, 15 minuten geldig, hoogstens vijf pogingen. Hij staat alleen in het werkgeheugen van de licentiedienst en vervalt daarna.
• IP-adres, om het aantal aanvragen te begrenzen en zo misbruik en het overspoelen van mailboxen te voorkomen. De tellers staan alleen in het werkgeheugen en vervallen na 15 minuten. Per e-mailadres tellen wij daarnaast een niet-omkeerbare korte waarde tot 24 uur.
• Adressen van de Alfresco-servers die de koper van de licentie voor zijn organisatie vastlegt. Alfrodin Web maakt alleen verbinding met deze servers. Wij bewaren ze voor de duur van de licentie.

Na de juiste code bewaart Alfrodin Web in de lokale opslag van uw browser een ondertekend aanmeldbewijs, de adressen van de vastgelegde Alfresco-servers en uw e-mailadres, zodat u niet bij elke aanmelding een code nodig hebt. Het bewijs bevat uw e-mailadres niet. Het is 30 dagen na het laatste gebruik geldig en wordt verwijderd wanneer het verloopt, wanneer de licentie het niet meer bevestigt of wanneer u “Ander e-mailadres” kiest. Deze opslag is strikt noodzakelijk voor de aanmelding die u wenst (§ 165 lid 3 TKG 2021); u kunt haar op elk moment via de instellingen van uw browser wissen. In de logbestanden van de licentiedienst verschijnt uw e-mailadres alleen als niet-omkeerbare korte waarde, de inlogcode nooit.

Verzending van de inlogcode: De e-mail met de code verzenden wij via Microsoft 365 (Exchange Online) van Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ierland, als verwerker (art. 28 AVG). Microsoft verwerkt daarbij uw e-mailadres en de inhoud van het bericht. Een kopie van het bericht bewaren wij niet. Verzendgegevens (afzender, ontvanger, tijdstip, bezorgstatus) bewaart Microsoft tot 90 dagen voor de tracering. De e-mail bevat geen trackingpixels; het logo is ingesloten, bij het openen wordt niets van internet geladen.

Testtoegangen: Voor een testtoegang zonder aankoop bewaren wij de bedrijfsnaam, het contactadres, de vrijgegeven e-mailadressen en de adressen van de Alfresco-servers. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de testtoegang en wissen ze op uw verzoek. Het contact informeren wij per e-mail zeven dagen vóór het einde, na het einde en bij een verlenging; ook deze verzending loopt via Microsoft 365.

Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG (beschikbaarstelling van de gelicentieerde software aan de licentiehouder) en art. 6 lid 1 sub f AVG. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin de licentievoorwaarden te handhaven en misbruik te voorkomen, in het bijzonder dat Alfrodin Web wordt gebruikt om Alfresco-aanmeldgegevens te bemachtigen. Hebt u uw licentieplaats van uw werkgever gekregen, dan beslist deze over de toewijzing van de plaatsen.

Proefversie aanvragen via de website: Wanneer u op alfrodin.com een proefversie aanvraagt, verwerken wij het bedrijf, uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, het gekozen product en bij Alfrodin Web het adres van uw Alfresco-server. Wij sturen een bevestigingscode naar het adres (zes cijfers, 15 minuten geldig, alleen in het werkgeheugen); pas na invoer daarvan richten wij de proeftoegang in en sturen wij de licentiesleutel per e-mail, met een kopie aan ons. Zodat elk adres één proeftoegang en elk bedrijf er maximaal drie krijgt, bewaren wij e-mailadres, domein en server daarnaast als niet-omkeerbare controlewaarden, ook na het einde van de proeftoegang, zolang wij proefversies via de website aanbieden. Ter voorkoming van misbruik tellen wij aanvragen per IP-adres en per e-mailadres in het werkgeheugen tot 24 uur; de website plaatst daarvoor geen cookies. Het serveradres roepen wij niet aan; wij controleren alleen dat de naam niet naar een privénetwerk verwijst. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG (precontractuele maatregelen op uw verzoek) en art. 6 lid 1 sub f AVG (voorkoming van misbruik). De e-mails worden zoals hierboven beschreven via Microsoft 365 verzonden. Voordat wij de code verzenden, controleren wij via DNS of het domein van uw adres e-mail kan ontvangen. Ter bescherming tegen geautomatiseerde aanvragen lost uw browser bij het openen van het formulier een korte rekenopgave op; daarbij worden geen persoonsgegevens verwerkt. Aanvragen die wij niet direct inrichten, bewaren wij tot ze de volgende ochtend aan ons worden doorgestuurd en verwijderen wij daarna uit deze lijst.

10. Betalingsafhandeling

Voor de rechtstreekse aankoop van licenties gebruiken wij de betaaldienstverlener Digistore24 GmbH, St.-Godehard-Straße 32, 31139 Hildesheim, Duitsland. Digistore24 verwerkt uw betaalgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Van toepassing zijn de privacybepalingen van Digistore24.

Voor licenties via de Microsoft Marketplace geldt de privacyverklaring van Microsoft. Van de betaaldienstverleners ontvangen wij enkel informatie over de afsluiting en de status van uw bestelling, niet uw betaalgegevens (bijv. creditcardnummers).

11. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden slechts zo lang bewaard als voor het betreffende verwerkingsdoel nodig is. Contractgegevens worden na afloop van de overeenkomst bewaard voor de duur van de wettelijke bewaartermijnen (in Oostenrijk in de regel 7 jaar volgens § 132 BAO). Serverlogbestanden worden uiterlijk na 30 dagen gewist. Inlogcodes voor Alfrodin Web vervallen na 15 minuten, tellers van de aanvraagbegrenzing uiterlijk na 24 uur en het aanmeldbewijs in de browser 30 dagen na het laatste gebruik; Microsoft bewaart verzendgegevens van de code-e-mails tot 90 dagen. Bij intrekking van de toestemming worden de betrokken gegevens onverwijld gewist, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht bestaat.

12. Uw rechten

Volgens de AVG hebt u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): u hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u bewaren.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): u kunt de rectificatie van onjuiste gegevens verlangen.
• Recht op wissing (art. 17 AVG): u kunt de wissing van uw gegevens verlangen, voor zover geen wettelijke bewaarplichten in de weg staan.
• Beperking van de verwerking (art. 18 AVG): u kunt de beperking van de verwerking verlangen.
• Gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): u hebt het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): u kunt op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.
• Intrekking van de toestemming (art. 7 lid 3 AVG): gegeven toestemming kan op elk moment met werking voor de toekomst worden ingetrokken.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u terecht bij: office@mbasoft.at

13. Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder voor gegevensbescherming:

Oostenrijkse gegevensbeschermingsautoriteit
Barichgasse 40-42, 1030 Wenen
Telefoon: +43 1 52 152-0
E-mail: dsb@dsb.gv.at
Website: https://www.dsb.gv.at

14. Doorgifte van gegevens naar derde landen

Bij gebruik van Microsoft single sign-on kunnen gegevens naar Microsoft-servers gaan die zich buiten de EU kunnen bevinden. Microsoft heeft zich in het kader van het EU-US Data Privacy Framework verplicht tot naleving van de Europese normen voor gegevensbescherming. Hetzelfde geldt voor Microsoft 365 bij het verzenden van de inlogcodes van Alfrodin Web: Microsoft verwerkt de gegevens in datacenters in de EU; toegang vanuit derde landen is mogelijk in het kader van het EU-US Data Privacy Framework en de modelcontractbepalingen van Microsoft. Een verdergaande doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen vindt niet plaats.

15. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen aan een gewijzigde rechtssituatie of aan wijzigingen in onze diensten. De actuele versie vindt u steeds op deze pagina.

Stand: oktober 2026